Tipps und Hinweise für Unternehmen
Unternehmen, die nicht nur SAP S/4HANA einführen möchten, sondern zugleich ihre Planungs- und Reporting-Landschaft optimieren wollen, landen schnell bei der SAP Analytics Cloud. Hierfür braucht es jedoch separate Lizenzen. Deshalb müssen sich Verantwortliche zeitnah mit Fragen rund um Berechtigungen, Zugänge, Lizenzen und selbstverständlich auch Prozesse befassen.
Die Auswahl einer passenden Lizenzvariante für die SAP Analytics Cloud ist deshalb keine ganz einfache Angelegenheit. Vor dem Hintergrund einer Vielzahl an Kundenprojekten wissen wir jedoch, auf was es bei der Entscheidung ankommt. Im Vordergrund stehen dabei zunächst keine Preise oder Nachlässe. Wichtiger sind stattdessen individuell zu ermittelnde Belange, für die vorab einige Annahmen getroffen werden müssen. Dabei geht es beispielsweise um Lizenzmengen oder Lizenztypen – im Folgenden mehr dazu.
Reporting und Planning: zentrale Lizenzbausteine der SAP Analytics Cloud
Die SAP Analytics Cloud bietet Funktionen für das Reporting und die Planung. Für beide gibt es entsprechende Lizenzen.
Die Lizenz für das Reporting enthält einen großen Funktionsumfang. Dazu gehören z. B. Dashboarding oder Storytelling, aber auch Application Design (Eigenentwicklungen mit Java Script) und Predictive dazu. Keine dieser Funktionen ist jedoch mit einer Planungsfunktion ausgestattet, auch die Versionsverwaltung ist eingeschränkt. Diese Lizenz reduziert sich somit auf das Reporting.
Für die Planung gibt es die beiden Lizenzen „Standard“ und „Professional“. Die Entscheidung für eine der beiden Planungslizenzen hängt vom erforderlichen Funktionsumfang ab. Zu den Mindestmengen dieser Lizenzen gehört mindestens eine Planning-Professional-Lizenz. Das Anlegen und Einrichten bestimmter technischer Objekte sowie die generelle Einrichtung des Systems für die Planung kann nur mit einer solchen Lizenz erfolgen.
Alle Lizenzen bauen hierarchisch aufeinander auf: Die Reporting-Lizenz steht für sich, Planning Standard enthält eine Reporting-Lizenz und Professional Planning umfasst alle drei Varianten.
So ermitteln Sie die Anzahl der benötigten Lizenzen
Um die Frage nach der Zahl der Lizenzen zu beantworten, muss abgeschätzt werden, wie viele Anwender die SAP Analytics Cloud benutzen werden und welche Aufgaben sie jeweils wahrnehmen. Schließlich handelt es sich bei den oben erläuterten Lizenzen um „Benutzerlizenzen“, d. h. jeder Benutzer benötigt mindestens eine Reporting-Lizenz, um sich in das System einwählen zu können.
Wissenswert ist auch, dass nicht der Administrator in der SAP Analytics Cloud die Lizenzen direkt verteilt. Vielmehr werden den Benutzern (Berechtigungs-)Rollen oder Teams zugeordnet. Das System bestimmt dann über die jeweils eingesetzten Funktionen die notwendige Lizenz.
Wie kann das ERP mit der SAP Analytics Cloud über Lizenzen verknüpft werden?
Die SAP Analytics Cloud ist ein eigenständiges BI Tool. Daten können direkt eingegeben (Planung), per Dateiupload in die SAC gebracht, oder über eine Systemverbindung verarbeitet werden. Hierfür gibt es zwei Wege, die beide wiederum relevant bei der Lizenzauswahl sind.
1. Die Import-Verbindung importiert die Daten in die SAP Analytics Cloud, wo sie dann auch gespeichert werden (Redundanz). Dazu muss ein technischer Benutzer im Quellsystem bzw. im ERP angelegt werden, dessen Login vom SAC-Anwender genutzt wird. Es werden also zwei Benutzer benötigt: Einer für die SAC, ein weiterer (technischer) Benutzer für das Quellsystem. Dieses Szenario kommt häufig zum Einsatz, wenn Daten regelmäßig in die SAC geladen werden und dort für alle Berechtigten zur Verfügung stehen.
2. Die Live-Verbindung hingegen belässt die Daten physisch im Quellsystem. Aggregationen und Berechnungen werden in der Quelle oder „on the fly“ in der SAC durchgeführt, ohne die Daten in der SAP Analytics Cloud zu speichern. Anders als bei der Import-Verbindung benötigt hier jeder SAC-User einen eigenen Account im ERP-System. Das SAP Quellsystem leitet die verfügbaren Daten dann direkt vom SAC Benutzer ab, der einen SAC Report öffnet und seinen S/4 Benutzer eingegeben hat.
Last but not Least: Public oder Private Cloud?
Eine weitere wichtige Frage rund um die Lizenzierung der SAP Analytics Cloud dreht sich um das Lizenzmodell – Public oder Private Cloud? Bei der Public-Variante teilen sich mehrere Unternehmen die gleiche Hardware in der Cloud, während in der Private Cloud jedes Unternehmen seine eigene Hardware in der Cloud gestellt bekommt. Die Public-Variante der SAC kann nicht erweitert werden.
Beide Varianten unterscheiden sich zunächst in der Zugriffsgeschwindigkeit. Noch wichtiger ist für Unternehmen jedoch die Erweiterbarkeit des jeweiligen Cloudmodells. Gerade bei Private Clouds kann z. B. der Arbeitsspeicher ohne größere Umstände erweitert werden. Wenn notwendig, kann auch eine 2- oder 3-Systemlandschaft bereitgestellt werden.
Fazit
Wer die SAP Analytics Cloud einführen möchte, sollte sich rechtzeitig über ein paar Aspekte Gedanken machen, um die Lizenzierung passgenau zu planen. Erst dann ist eine Aussage über mögliche Lizenzkosten möglich. Insbesondere, wenn die Einführung zusammen mit der Implementierung von SAP S/4HANA erfolgen soll, lohnt sich eine genauere Beschäftigung mit den verschiedenen Lizenzierungsvarianten in jedem Fall.
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Die Frage nach der passenden SAC-Lizenzierung ist eine komplexe Angelegenheit. In zahlreichen Kundenprojekten konnten wir Unternehmen mit einer maßgeschneiderten Lösung helfen. Haben auch Sie Fragen rund um die Lizenzierung der SAC? Dann nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf – unser Experte Daniel Weiskircher hilft Ihnen gerne weiter.