Veröffentlichungen mit der SAP Analytics Cloud
Mit dem Release 2020.03 schließt die SAP eine für viele Kunden wichtige Lücke zu den Funktionen der BO Plattform: Die Möglichkeit Berichte zur Veröffentlichung einzuplanen. In diesem Artikel gehen wir tiefer auf diese Funktionalität ein, zeigen auf, welche Voraussetzungen getroffen werden müssen und welche Limitierungen es derzeit noch gibt.
Was versteht man unter Veröffentlichung?
Eine Story oder eine Application können nun in wiederkehrenden zeitlichen Abständen per E-Mail an definierte Adressaten gesendet werden. Dabei wird ein PDF oder PowerPoint generiert und der E-Mail angehängt. Die Adressaten der Berichte müssen nicht zwingend über einen SAC Account verfügen und können sogar außerhalb der eignen Organisation mit Berichten versorgt werden. Somit bietet sich die Möglichkeit alle Stakeholder der Organisation oder eines Projektes mit Informationen aus der SAC zu versorgen.
So planen Sie die Veröffentlichung eines Berichtes ein
Vorausgesetzt Sie haben die nötigen Berechtigungen, können Sie über den Share-Button in der jeweiligen Story den Bericht zur Einplanung vormerken. Dabei müssen Sie die Story im View-Modus öffnen. Im Designmodus steht Ihnen dieses Feature nicht zur Verfügung.
Folgende Optionen stehen Ihnen beim Einplanen von Veröffentlichungen zur Verfügung:
- Einstellung von Startzeit und Wiederholungsrhythmus
- Konfiguration des Wiederholungsrhythmus
Der Erstellungsprozess von Veröffentlichungen ist sehr geradlinig und infolgedessen muss der Empfängerkreis konkretisiert werden. Dabei kann auf einzelne Benutzer oder auf definierte SAC Teams zurückgegriffen werden. An dieser Stelle ist es auch möglich Empfänger außerhalb des eigenen SAC Tenants zu versorgen.
Grundsätzlich erhält der Empfänger immer den gleichen Bericht wie der Einplaner, somit ist es aktuell nicht möglich dieselben Stories auf Basis der Empfängerberechtigungen individuell zu versenden. Allerdings haben Sie die Möglichkeit Eingabeaufforderungen für einen Nutzerkreis zu definieren oder abgespeicherte Bookmarks zu verwenden. Auf diese Weise lässt sich die Veröffentlichung des Berichtes an den jeweiligen Adressatenkreis anpassen. Denken Sie beispielsweise an ein Bookmark welches die Verkaufszahlen des Vertriebsverantwortlichen im Gebiet Süddeutschland und eines für Norddeutschland steuert.
In Vergleich zum Einplanungsprozess von Veröffentlichungen auf der BO-Plattform ist es derzeit jedoch noch nicht möglich den Bericht mit den Berechtigungen der einzelnen Empfänger im Quellsystem auszuführen. Wäre das aktuell in der SAC möglich, dann würde im Beispiel der Verkaufszahlen, der Einplaner für Veröffentlichungen keine Bookmarks benötigen.
Ist die Veröffentlichung eingeplant, können Sie diese Einplanung im Kalender sehen.
Die Anzeige des Kalenders kann individuell angepasst werden. Sie können zwischen Kalender-, Gantt- oder Listendarstellung wählen. Nur in der Listedarstellung können sie zusätzlich Information und Zustände der einzelnen Veröffentlichung abfragen und einstellen.
Der Kalender dient nicht nur der reinen Anzeige. Über das Kontextmenü lassen sich Parameter der einzelnen Veröffentlichung anpassen und ändern.
Voraussetzungen für eine Veröffentlichung
Generell hat SAP die Funktionalität nur für Tenants in der Cloud Foundry (AWS) oder Alibaba (für China) freigeschaltet. Tenants auf der NEO Umgebung können dieses Feature nicht nutzen.
Wahrscheinlich wollen Sie nicht jedem Benutzer gestatten Berichte über die Einplanungsfunktion zu verteilen. Ausgesteuert wir das mit dem Berechtigungsobjekt „Veröffentlichungen einplanen“, dass Sie in Ihrer jeweiligen Rolle setzen müssen. Abhängig von Ihrem Berechtigungskonzept der SAC wählen Sie eine Rolle und steuern dieses Objekt aus. Standardmäßig ist diese Berechtigung nur in der Admin-Rolle vergeben.
Weil die Anzahl der stündlich und täglich eingeplanten Veröffentlichungen stark begrenzt ist, nämlich von den erworbenen Lizenzen abhängt, empfiehlt es sich die Berechtigung nicht großzügig zu vergeben, sondern an eine zentrale Rolle oder Verantwortlichkeit zu knüpfen. (Siehe Tabelle)
Zusätzlich zum Berechtigungsobjekt, muss einmalig auch in der Systemkonfiguration die Einplanung der Veröffentlichungen aktiviert werden. Wie bereits zu Beginn des Blogs Artikels erwähnt, bietet die SAC die tolle Möglichkeit auch Nicht-SAC-Benutzer an Informationen aus der SAC teilhaben zu lassen. Beachten Sie jedoch, dass die Anzahl der Nicht-SAC-Benutzer auf drei Empfänger je Veröffentlichung begrenzt ist.
Die Anzahl der Veröffentlichungen, die Sie stündlich bzw. täglich einplanen können, ist wie oben kurz angerissen abhängig von den erworbenen Lizenzen Ihres SAC Tenants. Folgende Limitierungen existieren derzeit:
Es sind mindestens 25 Lizenzen notwendig und die Anzahl der Veröffentlichungen sind auf 5 % der gesamt erworbenen Lizenzen je Stunde begrenzt. Überlegen Sie deshalb gut, wer und wann Stories veröffentlicht, um Kollisionen der Veröffentlichung zu vermeiden. Gerade mit steigender Anzahl von User empfehle ich eine zentrale Administration der Veröffentlichungen.
Besonderheiten bei der Verteilung von Stories auf Live-Daten
Da die Scheduling Engine in der SAP-Cloud-Plattform (SCP) liegt, müssen weitere Voraussetzungen bei einer Live-Daten-Verbindung geschaffen werden. An dieser Stelle verlassen die Daten kurzzeitig Ihr Unternehmensnetzwerk, werden jedoch nicht persistent in der Cloud gespeichert.
Dies erfordert Einstellungen in der Kommunikation zwischen SAPCP Cloud Connector (SAPCP), dem HANA System und der SAC. Ziel ist es dabei, eine vor allem sichere Kommunikation zwischen den Systemen zu erreichen, um dann im nächsten Schritt den User per X.509 Zertifikat (ISO/IEC 9594-8) zu authentifizieren. Sie können dieses Feature im Admin-Bereich der SAC aktivieren.
Außerdem aktivieren Sie das Feature in der entsprechenden Konfiguration ihrer Live-Daten-Verbindung
In diesem Blogartikel gehe ich nicht weiter auf Details dieser Sicherheitsaspekte und -überlegungen ein. Gerne unterstützen wir Sie allerdings in Ihrem konkreten Fall.
Fazit
Die Veröffentlichung von Berichten analog der BO-Plattform war von vielen Kunden gefordert und SAP hat an dieser Stelle eine Lücke geschlossen. Es rundet die Funktionalität bzgl. Kollaboration ab und sogar Stakeholder ohne SAC Benutzer können mit Daten aus der SAC versorgt werden. Dennoch sehen wir folgende Verbesserungspotenziale:
- Ein Scheduling auf Basis der Empfängerberechtigung ist zwingend nötig, um nicht Unmengen von Veröffentlichen händisch einzuplanen. Dieser Kritikpunkt befindet sich schon auf der Roadmap und wird das Scheduling zukünftig enorm wertvoller machen.
- Die Limitierung der Anzahl von 5% der erworbenen Lizenzen pro Stunde ist eine Entscheidung, die mir zur gering vorkommt.
- Als Ausgabeform der Veröffentlichung stehen derzeit nur PDF und PowerPoint zur Verfügung. Faktisch werden Screenshots der Storyseiten erstellt und versendet. Hier würde ich mir für die Zukunft zusätzliche Formate und an ein druckbares PDF angepasste Darstellungsoptionen wünschen.