Capex/Opex im IT-Umfeld – Kostenverlagerung durch den Einsatz von Cloudtechnologie
Digitalisierung ist das Stichwort Nr. 1 auf dem Weg zur Wirtschaft 4.0. Sie ist längst nicht mehr aufzuhalten und spiegelt sich zunehmend in den Budgets der Unternehmen wider. Längst ist die IT zu einem bedeutenden Posten in den Etats geworden.
CFOs und die Finanzabteilungen nehmen das IT-Budget von daher häufiger kritisch in den Blick. Bei allen Kostenzwängen gilt jedoch: Nur mit einer leistungsfähigen IT können Unternehmen im Wettbewerb bestehen und ihre Digitalisierung voranbringen.
Üblicherweise werden finanzielle Ausgaben im IT-Bereich in Capex (Capital Expenditure) und Opex (Operational Expenditure) differenziert.
Was zählt zu Capex?
- Capex bezeichnet Investitionen, die getätigt werden, um den Umsatz zu erhöhen und langfristig möglichst höhere Gewinne zu erzielen. Solche Ausgaben fallen in der IT etwa dann an, wenn neue Hardware, wie Rechner, Drucker, On-Premise-Software oder ganze Server erworben werden.
Was zählt zu Opex?
- Opex hingegen meint laufende Betriebs- oder Verwaltungskosten. Dazu gehören etwa Wartungsarbeiten, wiederkehrende Kosten für Softwarelizenzen und IT-Beratungsleistungen sowie Kosten für Internet bzw. Breitband oder in zunehmendem Maße für Software aus der Cloud.
Was ist der Unterschied zwischen Capex und Opex?
Zum einen unterscheiden sich damit Capex und Opex in der Zahlungsweise. Während Capex einmalige Zahlungen im Voraus meint, bezieht sich Opex auf monatliche, jährliche oder prinzipiell wiederkehrende und meist kleinere Ausgaben. Zum anderen unterliegen sie einer anderen Art der Besteuerung: Der Capex-Aufwand kann über einen gewissen Zeitraum steuerlich geltend gemacht und über fünf Jahre abgeschrieben werden (obgleich die Investition direkt abgebucht wird). Opex hingegen wird vollständig in der jeweiligen Bilanzierungsperiode angerechnet.
Nach wie vor verbreitet ist die Ansicht, Capex sei im IT-Umfeld deshalb sinnvoller, weil es sich um einmalige und damit abgeschlossene Ausgaben handle und die Investition zudem ein Zeichen für die Gesundheit des Unternehmens sei. Tatsächlich bringt aber die Verlagerung von Capex auf Opex gleichermaßen bedeutende Vorteile mit sich. In größerem Umfang ist das vor allem mit der Umstellung auf Cloud-Lösungen möglich, also der Auslagerung von Programmen oder Speicherplatz auf netzbasierte Systeme anstelle von eigenen und damit selbst zu betreuenden Servern.
Kostenverlagerung durch den Einsatz von Cloudtechnologie
Durch die Umstellung reduzieren sich zunächst einmal die Investitionsausgaben deutlich, weil auf Teile der physischen Infrastruktur wie zum Beispiel Server oder Serverräume verzichtet werden kann. Diese Ausgaben verlagern sich außerdem nicht zwangsläufig in gleicher Höhe auf die Betriebskosten, denn ein weiterer Vorteil von Cloud-Lösungen ist deren Skalierbarkeit. Unternehmen können so entscheiden, in welchem Umfang sie beispielsweise eine Software verwenden möchten und welche Bestandteile für sie nicht notwendig sind. Mit einer Cloud-Lösung können sie auf aktuelle Anforderungen der Mitarbeiter und Abteilungen reagieren und damit auch die regelmäßigen Ausgaben flexibel gestalten. Im Erfolgsfall kann sogar das Opex-Budget erhöht und bei ausbleibendem Bedarf wieder reduziert werden.
Nicht zuletzt lässt sich durch eine Cloud-Einrichtung das Investitionsrisiko senken, denn anfänglich hohe Investitionsausgaben fallen erst gar nicht an. Oft refinanzieren sich solche Investitionsausgaben erst sehr viel später oder möglicherweise gar nicht; Cloud-Lösungen sind damit schneller ergebniswirksam.
Vorteilhaft ist eine Cloud-Lösung zudem für Backups. So können sich Unternehmen die Ausgaben für gesonderte Backup-Hardware und -Software sparen, indem sie Backups einfach in die Cloud verlagern. Das gilt gleichfalls für sonstige größere Datenmengen, die sie auf die Cloud ausquartieren und dadurch generell Ausgaben für Speichermedien verringern können. (Wie es um das Thema Sicherheit im Cloudbereich steht erfahren Sie in unserem Fachartikel).
Auch die Ausgaben für Updates entfallen weitestgehend, denn Cloud-Lösungen müssen durch den Dienstleister auf dem neuesten Stand gehalten werden. Damit verringert sich der personelle und zeitliche Aufwand für die Aktualisierung der Infrastruktur auf ein Minimum. Zwar müssen bei On-Premise-Lösungen nur einmalig Investitionsausgaben in die Hand genommen werden, um die Software auf den aktuellen Stand zu bringen, fraglich bleibt allerdings, wie lange die Aktualität des jeweiligen Updates anhält. Angesichts des enormen Tempos technischer Entwicklungen können sich vermeintlich einmalige Investitionsausgaben schnell verstetigen und zu regelmäßigen und unvorhergesehenen Folgeausgaben werden.
Von Vorteil sind Cloud-Lösungen auch im Hinblick auf Schadensfälle. Bei Problemen mit Capex-basierten Einrichtungen – etwa eine anfällige Software – lauern nach Ablauf der Garantiezeit erneut hohe Ausgaben. Anders bei der Cloud-Variante: Hier muss der entsprechende Dienstleister dauerhaft für ein reibungsloses Funktionieren der Technik sorgen und Schadensfälle selbst beseitigen. Nicht zuletzt kann hier auf besondere Sicherheitsvorkehrungen, etwa Klimageräte für große Serverräume, verzichtet oder die Ausgaben dafür zumindest zurückgefahren werden.
Fazit
Bei Cloud-Lösungen muss vor allem mit wiederkehrenden Betriebskosten (Opex) gerechnet werden. Diese Ausgaben sind flexibel gestaltbar und lassen sich an das Budget und die jeweiligen Erfordernisse des Unternehmens individuell anpassen. Dadurch reduzieren sich einmalige Investitionsausgaben spürbar und auch solche Ausgaben, die für den Austausch älterer Hardware oder die Installation eines neuen Servers anfallen.
Der Trend zu Cloud-Lösungen ist ungebrochen. Viele Unternehmen nutzen diese Möglichkeit, um nicht nur die technischen Vorteile solcher Einrichtungen zu nutzen, sondern auch um ihre Ausgaben effizienter zu gestalten und die Ausgaben von Capex auf Opex zu verlagern. Wer den Komplettumstieg scheut, kann seine bestehende Infrastruktur teilweise in die Cloud auslagern. Solche Hybridlösungen sind oftmals der erste Schritt weg von der Capex- hin zur Opex-Lösung.