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Archivierung in SAP Sales & Service Cloud

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Inhaltsverzeichnis

Archivierung in SAP Sales & Service Cloud – Gestaffelte Altdatenbereinigung für einen spürbaren Performance-Schub

Die SAP CX Suite (ehemals SAP C/4HANA) unterstützt seine Kunden seit Release 2011 (November 2020) mit einer neuen Archivierungsfunktionalität. Auf diese Weise können die Daten aus dem System entfernt werden, die lange nicht geändert oder verwendet wurden. Dadurch werden die Datenmengen reduziert und eine Verbesserung der Leistung der Kundenlösung erreicht. 

Archivierungskonfiguration 

Die Konfiguration und Aktivierung erfolgt über die betriebswirtschaftliche Konfiguration – Implementierungsprojekte – Aufgabenliste  – Archiving Configuration (Stand März 21 noch nicht übersetzt). Im Standard stehen folgende Business-Objekte für die Archivierung zur Verfügung:

  • Aktivität 
  • Angebot 
  • Kundenauftrag 
  • Ticket 

Die Archivierungsaktivierung wird nicht standardmäßig festgelegt. Dies muss manuell erfolgen, indem der Haken bei „Archivierung aktiviert“ gesetzt wird. Dadurch werden auch die anderen Spalten für die Anpassung aktiviert. Bitte beachten Sie, dass der Indikator zur Archivierungsaktivierung für das Business-Objekt nicht mehr geändert werden kann. Das heißt: Nachdem Sie die Archivierung für ein Geschäftsobjekt aktiviert haben, kann die Archivierung nicht mehr deaktiviert werden.

Abbildung 1: Konfiguration des Archivierungstools

Anhand nachfolgender Kriterien können die Archivierungsoptionen für die Objekte angepasst werden: 

  • Aufbewahrungsfrist vor Archivierung: Mindestanzahl Tage nach der letzten Änderung an einem Datensatz, bevor er bei der Archivierung berücksichtigt wird. 
  • Verweilzeitraum: Anzahl Tage, für die ein archivierter Datensatz im System noch verfügbar ist und wiederhergestellt werden kann. 
  • Aufbewahrungsfrist vor Löschung: Anzahl Tage, für die ein Datensatz im Archiv aufbewahrt wird, bevor er endgültig aus dem System gelöscht wird

Das Erreichen der einzelnen Intervalle hat nun folgende Konsequenz: 

Jeden Tag am frühen Morgen werden drei Jobs für die Archivierung ausgelöst. Jeder dieser Jobs arbeitet nacheinander an allen aktivierten Geschäftsobjekten.

  • Der erste Job „Move2Archive“ sucht nach potenziellen Kandidaten und verschiebt die verifizierten in das Archiv. Die Daten bleiben jedoch im Mandanten erhalten. 
  • Der zweite Job DeleteLocal prüft, ob der Verweilzeitraum abgelaufen ist, und entfernt die lokalen Daten 
  • Der letzte Job DeleteFromArchive löscht schließlich auch die Daten aus dem Archiv

Die Archivierung wird durch diese 3 Schritte gestaffelt, um ungewünschten Datenverlust zu verhindern. Nach der Ausführung des ersten Jobs, stehen die betroffenen Objekte weiterhin zur Prüfung im System bereit. Ein zuständiger Mitarbeiter mit Administrationsrechten kann entscheiden, ob die durch das System zur Verfügung gestellten Objekte archiviert werden können oder nicht. Um eine Archivierung zu verhindern, ist derzeit ein Ticket nötig. In Zukunft wird diese Funktion mithilfe einer Aktion am Objekt durchgeführt werden können. 

Über den reinen Zeitraum hinaus gibt es auch andere Überprüfungskriterien, die von den Jobs berücksichtigt werden, wie beispielsweise der Status des Objektes. Wenn z. B. eine Aktivität den Status „in Bearbeitung“ hat und die „Aufbewahrungsfrist vor Löschung“ überschritten ist, wird die Aktivität nicht archiviert, da die Aktivität noch nicht abgeschlossen ist. 

In Zukunft werden sicher weitere Verifizierungskriterien und Sicherheitsmaßnahmen eingeführt werden.

Archivierungsansicht 

Um die Archivsuche nutzen zu können, muss das „Archivierung“ Work Center der entsprechenden Administrator-Benutzerrolle zugeordnet sein: 

Allgemeine Einstellungen – Benutzerrolle

Abbildung 2: Zuordnung der Workcentersicht zur Benutzerrolle

Die Archivsuche kann unter AdministratoràArchivierung angezeigt werden:

Abbildung 3: Archivsuche

Mithilfe der Dropdownliste kann nach einem dedizierten Geschäftsobjekt gesucht werden. Bitte beachten Sie, dass Sie „*“ angeben müssen, wenn Sie nach allen Objekten suchen möchten.

Abbildung 4: Filtermöglichkeiten der Archivsuche

Derzeit funktioniert die Suche nur für die ID und die Beschreibung der Geschäftsobjekte. Wenn Sie in den Ergebnissen auf die Dokument-ID klicken, werden weitere Details der Dokumente in der Schnellansicht oder im Thing-Inspektor angezeigt (die aus der Schnellansicht heraus geöffnet werden können). Die angezeigten archivierten Dokumente sind schreibgeschützt.

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