Bestimmungsregeln für Beteiligte in der SAP Sales Cloud
Eines der vielen Ziele einer Sales Automation Software ist das Vereinfachen, bzw. Automatisieren von repetitiven (und oftmals eher nervigen) Aufgaben. Häufig bedarf es dennoch einiger Klicks, um bspw. alle Informationen zu einem Vorgang zu dokumentieren. In der SAP Sales Cloud gibt es allerdings verschiedene Tricks, um die Anzahl an Klicks weiter zu reduzieren.
Das Hinzufügen von Beteiligten zu einem Sales-Dokument ist an sich keine große Sache. Man öffnet das jeweilige Dokument (z. B. Opportunity) springt zu den Beteiligten und wählt die gewünschte Person sowie deren Rolle aus. Die Anzahl Klicks kann sich hierbei jedoch recht schnell anhäufen, je vielfältiger die Sales-Prozesse sind. Denn dann kommen ggf. mehrere Belegtypen pro Dokument oder etwa mehrere Sales Cycles ins Spiel. Außerdem steigt die Anzahl Klicks logischerweise, wenn immer die gleichen zahlreichen Beteiligten zu einem Dokument hinzugefügt werden müssen. In diesen Fällen kann die Zuordnung von Beteiligten über Bestimmungsregeln vereinfacht werden.
Beispiel
An dieser Stelle schauen wir uns in einem Beispiel die Zuordnung zweier Beteiligten an (Screenshots 1 & 2). Grundvoraussetzung in beiden Fällen ist selbstverständlich die Anlage der benötigten Beteiligtenrollen in der Fine-Tuning Aufgabe des jeweiligen Objekts, bzw. Sales-Dokuments. In dieser Fine-Tuning Aufgabe wird außerdem festgelegt, ob die Rolle über die Standard-Funktionen bestimmt wird, oder über selbst definierte Regeln.
Im ersten Fall wird jeder Opportunity ein Partner hinzugefügt, mit dem wir zusammenarbeiten werden. Da in diesem Beispiel allen Kunden entsprechende Partner im Kundenstamm zugewiesen werden, nutzen wir hier eine Standard-Bestimmungsregel, der zufolge der Partner aus der Beziehung zum Business Partner abgeleitet wird. Diese Regel greift, sobald wir die Opportunity anlegen.
Figure 1 – Standard-Bestimmungsregel eines Partners
Im zweiten Fall wird ein Quality Manager zu jedem Angebot hinzugefügt, welcher die Qualität des abzugebenden Angebots prüft. Für diese Zuordnung nutzen wir eigene Bestimmungsregeln.
Figure 2 – Bestimmungsregel für den Quality Manager
In diesem Beispiel fügen wir jeder Opportunity die entsprechende Rolle hinzu, weswegen an dieser Stelle wenige Parameter in der Bestimmungsregel verwendet werden. Wie allerdings im Screenshot ersichtlich, können hierbei deutlich kompliziertere Regel-Strukturen aufgebaut werden. Das System prüft dabei die Konditionen jeder Regel im Ablauf von oben nach unten. Um alle Konstellationen zu berücksichtigen, empfiehlt es sich daher, zuerst die spezifischen Regeln anzulegen und anschließend allgemeiner zu werden.
Weitere Verwendung im System
Die Beteiligtenfindung auf Basis komplexer Regeln ist für Opportunities, Angebot und Aufträge verfügbar. Zu beachten ist hierbei, dass Beteiligte, die bspw. in einer Opportunity hinzugefügt wurden, automatisch in die Folgeobjekte übertragen werden. Daher ist keine Dopplung der Regeln notwendig, sofern der Document Flow hier kontinuierlich fortgeführt wird.