Die Einführung des SAP-Geschäftspartners als Schritt in Richtung S/4HANA
Auch wenn das zunächst für 2025 angekündigte Ende der Mainstream-Wartung für die SAP Business Suite 7 zuletzt auf 2027 verlängert wurde, ist für viele Unternehmen nun die Zeit gekommen sich mit dem anstehenden Wechsel auf das Nachfolgeprodukt S/4HANA zu beschäftigen. Der Umstellungsprozess hin zu S/4HANA beinhaltet dabei viele herausfordernde Themen. So ist mit der Einführung von S/4HANA auch die Nutzung des SAP-Geschäftspartners obligatorisch und dies werden wir nun genauer betrachten.
Grundsätzlich empfiehlt es sich bereits in einem Vorprojekt zur S/4HANA Einführung den SAP-Geschäftspartner im ECC einzuführen. Gemäß unserer Erfahrung und der Empfehlung der SAP sollte dabei zunächst nur im ECC die Replikation von Debitoren/Kreditoren in Geschäftspartner eingerichtet werden. So können weiterhin die bisherigen Transaktionen zur Anlage und Pflege von Debitoren und Kreditoren im ECC genutzt werden. Erst mit der S/4HANA Einführung wird dann auf den SAP-Geschäftspartner als führendes Objekt umgestellt. Die hierfür notwendigen Schritte werden nun aufgezeigt und anschließend in ein Gesamtbild eingeordnet.
Die erste Phase erfolgt ausschließlich im ECC und umfasst dabei die Schritte „Vorbereitung“ und „Synchronisierung“.
Vorbereitung
In der Vorbereitungsphase werden zunächst die von der SAP empfohlenen Hinweise eingespielt und damit verbundenen Reports zur Datenprüfung ausgeführt. Dieser Schritt liefert bereits viele Informationen über das Ausmaß der notwendigen Folgetätigkeiten.
Im Anschluss an diese technische Grundlage muss die kundenindividuelle Ausgangssituation weiter katalogisiert werden. Dazu gehört unter anderem:
- Erfassung der genutzten SAP-Komponenten
- Aufstellung der Mengengerüste und Verteilungen von Debitoren, Kreditoren und ggf. bereits vorhandenen Geschäftspartnern
- Prüfung der Nummernkreise und ggf. deren Überschneidungen
- Aufstellung der aktuellen Kontengruppen (Debitoren/Kreditoren) und Gruppierungen (Geschäftspartner)
- Debitoren- und Kreditorenanalyse
- Nutzung von Zentral- und Filial-Beziehungen
- Nutzung von Ansprechpartnern für Debitoren und/oder Kreditonen
- Geschäftspartneranalyse
- Nutzung Geschäftspartnerrollen
- Nutzung Geschäftspartnerbeziehungen
- Kundenspezifische Entwicklungen und Add-On´s
- Zusatzfelder (Debitor, Kreditor und Geschäftspartner ca. 20 Stück)
- Konsistenzprüfungen und Automatismen
(z.B. Adress- und Dubletten-Prüfungen) - Bestehende und geplante Schnittstellen und deren Typ
(Batch Input, IDOC, Services usw.)
Nun kann damit begonnen werden, die Einstellung abzugleichen und anzupassen.
Neben dieser ersten Grundanalyse muss auch die Einrichtung der Customer-Vendor-Integration erfolgen. Diese übernimmt zunächst die Aufgabe der Synchronisierung der Kunden und Lieferanten in Geschäftspartner. Interessante technische Hintergründe zu diesem Thema hatten wir bereits im Blog-Beitrag: CVI veröffentlicht
Jetzt wird als weiterer Bestandteil auch die vorliegende Stammdatenqualität und -konformität (z.B. Adress-, Steuer- und Bankdaten) für die Übernahme in den Geschäftspartner geprüft. Dies bezieht sich sowohl auf nicht mehr benötigte Stammdatensätze wie Dubletten und Fehlanlage, als auch die in den Datensätzen gepflegten Feldwerte (z.B. Adress–, Steuer– und Bankdaten).
Im Anschluss an die Ist-Analyse erfolgt die Konzeption für die Datenübernahme und im Idealfall auch bereits für die zukünftige Anlage von Geschäftspartnern. Es gilt dabei die folgenden Punkte zu klären:
- Besteht die Notwendigkeit der Zusammenführung von Debitoren und zugehörigen Kreditoren unter einem Geschäftspartner und sind diese im heutigen Debitoren/Kreditoren Stammsatz bereits verknüpft?
- Sollen Harmonisierungen für die Kontengruppen der Debitoren/Kreditoren erfolgen (Verschlankung)?
Im nächsten Schritt gilt es dann die zukünftigen Nummernkreise, die Nummernvergabe und die dafür zuzuordnenden Geschäftspartnerrollen zu definieren. Eine zentrale Rolle spielen dabei die folgenden Geschäftspartnerrollen, da diese die debitorischen bzw. kreditorischen Daten am Geschäftspartner ausprägen:
- Debitor: FLUC00 (FI) und FLUC01 (Vertrieb SD)
- Kreditor: FLVN00 (FI) und FLVN01 (Einkauf MM)
Dabei muss sowohl die Übernahme der bestehenden Debitoren und Kreditoren in den Geschäftspartner als auch deren anschließende Neuanlage mit automatischer Anlage eines Geschäftspartners berücksichtigt werden. Auf dieser Basis kann dann das notwendige Mapping für CVI (Customer Vendor Integration) definiert werden. Dies besteht im Kern aus dem Mapping der Kontengruppen auf Geschäftspartnerrollen (Daten) sowie Kontengruppen auf Geschäftspartnergruppierungen (Nummerierung).
Ein weiterer konzeptioneller Schritt ist dann die Erstellung von Ableitungsregeln aus Daten der Debitoren/Kreditoren in die Struktur des Geschäftspartners. So unterscheidet der Geschäftspartner beispielsweise grundsätzlich zwischen den Typen „Person“ und „Organisation“ (unterschiedliche Datenstrukturen). Da die Auswahl des Typs irreversibel ist, muss für die automatisierte Anlage von Geschäftspartnern eine belastbare Ableitungsregel definiert werden. Hier kann beispielsweise auf die Anreden im Debitor/Kreditor zurückgegriffen werden.
Nun werden die kundenspezifischen Entwicklungen und deren Übernahme in den Geschäftspartner untersucht. Ziel ist es, die Relevanz und die Übernahme von Zusatzfeldern für den Geschäftspartner zu identifizieren. In diesem Zusammenhang wird auch geprüft, ob alle genutzten Felder im Debitor/Kreditor auch Bestandteil des Geschäftspartners sind, oder ob dieser ggf. erweitert werden muss.
Der nächste Schritt der Konzeption behandelt die Stammdatenqualität. Zunächst sollten gewünschte oder notwendige Archivierungen (z.B. Dubletten und Fehlanlagen) genau analysiert und geplant werden. Anschließend werden die im Rahmen der Bestandsaufnahme aufgedeckten Probleme bezüglich der Stammdatenqualität geprüft und die für diese Daten notwendigen Bereinigungen erarbeitet. Damit soll eine möglichst reibungsarme Übertragung der Daten in den Geschäftspartner erreicht werden.
Sind diese Vorarbeiten abgeschlossen, kann im nächsten Schritt mit der Synchronisierung gestartet werden.
Synchronisierung
In der Synchronisierung erfolgt dann die erste Anlage ausgewählter Geschäftspartner aus den vorliegenden Kunden und Lieferanten. Dieser Prozess erfolgt iterativ. Es werden also zunächst nur einzelne bis kleine Gruppen von Debitoren bzw. Kreditoren in den Geschäftspartner synchronisiert. Die in diesen Durchläufen auftretenden Fehler werden gesammelt und analysiert. Anschließend werden die Einstellungen und/oder Daten erneut angepasst, um eine reibungslosen Geschäftspartneranlage zu erzielen.
Das beschriebene Verfahren resultiert abschließend in einer vollständigen Synchronisation der Debitoren und Kreditoren in Geschäftspartner. Dabei stellt die CVI fortan sicher, dass zukünftig angelegte oder geänderte Debitoren– und Kreditorendaten direkt im zugehörigen Geschäftspartner synchron gehalten werden.
Zusammenfassung
Die erste Phase sollte als Vorprojekt zur eigentlichen S/4HANA Einführung durchgeführt werden. Die beiden Schritte „Vorbereitung“ und „Synchronisierung“ beinhalten konzeptionelle Bestandteile, Customizing und Datenbereinigungen. Diese resultieren abschließend in einer Synchronisierung des Geschäftspartners aus den Debitoren und Kreditoren über die CVI. Dabei werden weiterhin die Transaktionen und Datenstrukturen der Debitoren und Kreditoren genutzt.
Ausblick
In einem folgenden Beitrag wird die zweite Phase beleuchtet. Darin wir die Umstellung auf den Geschäftspartner als führendes Objekt im S/4HANA aufgezeigt, wobei auch dort wieder die CVI eine zentrale Rolle spielt.