Die Nutzung des SAP-Geschäftspartners im S/4HANA und die Auswirkungen auf die Prozesse im Vertrieb
Beim Wechsel von einem ECC- auf ein S/4HANA-System ergibt sich für viele Anwender unter anderem ein großer Unterschied: Die Nutzung des SAP-Geschäftspartners wird nun nicht mehr als Option angeboten, sondern ist ein Muss. Die Transaktionen im SAP-GUI lassen sich nicht aufrufen, die Apps in der Fiori-Oberfläche leiten den Anwender in die Geschäftspartner-Pflege.
Im SAP-Hinweis 2265093 heißt es dazu: „In SAP S/4HANA bildet der Geschäftspartner (GP) das führende Objekt und den einzigen Einstiegspunkt für die Pflege von Geschäftspartner-, Kunden- und Lieferantenstammdaten. (Principle of one)“
Dieser Wechsel wird in vielen Unternehmen zurecht als Fortschritt begrüßt, ist der Geschäftspartner im Vergleich zum Debitor doch das deutlich modernere Datenobjekt. So lassen sich im Geschäftspartner-Stammsatz nun mehrere Adressen pflegen und verschiedenen Verwendungszwecken zuordnen. Neu ist auch, dass zu diesen Adressdaten ein Gültigkeitszeitraum erfasst werden kann. Das gilt in ähnlicher Weise auch für die Bankverbindungsdaten eines Kunden.
Ein weiterer Vorteil liegt in der Möglichkeit, Beziehungen zwischen Geschäftspartnern herstellen zu können. Diese Beziehungen werden als separate Datenobjekte im System abgelegt und besitzen ebenfalls einen Gültigkeitszeitraum. Die mit dem System ausgelieferten Beziehungsarten können per Customizing um kundenindividuelle Werte ergänzt werden.
In Summe erhält der Anwender ein sehr flexibles Objekt, das im Bereich der Stammdaten kaum Wünsche offenlässt.
Etwas anders sieht es bei der Integration des Geschäftspartners in die Vertriebsprozesse aus.
Bei einem Blick in die Auftragserfassung wird schnell klar, dass in den SD-Prozessen noch mit den altbekannten Strukturen gearbeitet wird.
Ein Blick in die Datenbanktabellen bestätigt das. Die Verkaufsprozesse verwenden nach wie vor den altbekannten Debitor.
Die Lauffähigkeit der Prozesse wird dadurch sichergestellt, dass die Customer-Vendor Integration (CVI) im Auslieferungszustand des S/4HANA-Systems so voreingestellt ist, dass zu einem Geschäftspartner, der als Kunde ausgeprägt wird, im Hintergrund sofort ein Debitorenstammsatz mit der gleichen Nummer angelegt wird.
Erkennbar ist das auch daran, dass sich die Pflege der Vertriebsdaten eines Geschäftspartners optisch genauso darstellt wie die entsprechende Transaktion für Debitoren.
- Die Adressverwaltung des Geschäftspartners ist nicht mit den Partnerrollen verknüpft. Eine abweichende Lieferanschrift muss immer noch als Warenempfänger angelegt werden, eine Übergabe der Adressdaten findet nicht statt.
- Auch die Gültigkeitsdaten haben keine Verbindung zum Debitorenstamm. Die im Geschäftspartner vorhandene Möglichkeit, Adressänderungen nicht zwingend zum Stichtag durchführen zu müssen steht damit nur eingeschränkt zur Verfügung.
- Das Objekt der Beziehungen wird in den SD-Prozessen bisher nicht berücksichtigt. Um die Daten im Prozess nutzen zu können (zum Beispiel die Kontaktdaten eines Ansprechpartners), sollten weiterhin Partnerrollen verwendet werden.
Diese Punkte müssen beachtet werden, wenn der SAP-Geschäftspartner und dessen Nutzung konzipiert werden.
Es ist davon auszugehen, dass wir uns in einer Übergangsphase befinden, die das parallele Führen beider Datenobjekte notwendig macht. Aufgrund der hohen Integration der SD-Prozesse in die anderen Funktionsbereiche ist aber im Moment nicht absehbar, wann in den Vertriebsprozessen im S/4HANA technisch auf den SAP-Geschäftspartner umgestellt wird.