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Roadmap für ein Concur Implementierungsprojekt: Teil 2

Inhaltsverzeichnis

Die Reise geht weiter!

Im vorherigen Blogbeitrag haben wir Sie bereits über Kick-Off und Onboarding bei einem SAP Concur Implementierungsprojekt informiert. Die erste Phase war vor allem durch die Vorstellung der Projektpartner und organisatorischen Abstimmungen geprägt. Neben diesen Themen wurde erstmals auch das Customer Design Workbook (CDW) vorgestellt. Für die Cayos AG gab es direkt auch die Hausaufgabe, dieses CDW final zu besprechen und auszufüllen.

Was ist das Customer Design Workbook?

Customer Design Workbook stellt im ersten Schritt grob die Anforderungen des Kunden zusammen, um das System initial aufbauen zu können. Dabei werden Punkte wie allgemeine Informationen über das Unternehmen, gewünschte Ausgabentypen, Finanz-Thematiken wie Anbindungen an SAP-Systeme, Workflows, Kreditkartenthemen und Weitere abgebildet. Die Grafik zeigt die betrachteten Themen in der Excel Datei des CDWs.

Abbildung 1: Themen des CDWs

Was kann das CDW? Vorteile

Die „General Infos“ geben nochmal einen Rundumblick über das Unternehmen des Kunden: z.B. wie viele Mitarbeiter sind angestellt und wer sind die Hauptansprechpartner. Bei den „Expense Types“ werden Kostenarten oder Standardausgabentypen aufgelistet. Die Kostenarten werden den Concur Nutzern zur Erfassung ihrer Reisekosten zur Verfügung gestellt. Dabei handelt es sich um Kostenkategorien, die entstehen, wenn in einem Unternehmen die Gesamtkosten nach entsprechenden Kriterien aufgeschlüsselt werden. Die Standardausgaben, die vom Kunden verwendet werden, werden dabei Account Codes zugeordnet, um die Verbuchung durchführen zu können. Bei den „Financial Information“ werden die Abrechnungssysteme wie SAP HR/FI/CO definiert, um eine korrekte Verbuchung und Kontierung abbilden zu können. Besonders spannend ist auch der Reiter Workflow. Hier werden die verschiedenen Arten der Genehmigungsprozesse erläutert. Darunter lässt sich z.B. eine Workflow Einstellung finden, dass die Genehmigung entsprechend der Hierarchie des Unternehmens erfolgt, oder ausgehend von den Kostenstellenverantwortlichen. Es gibt auch die Möglichkeit je Projekt/ Kontierungsobjekt einen Genehmiger zu hinterlegen, sodass jeweils der richtige Genehmiger die Freigabe für eine Reisekostenabrechnung erteilt.

Es können auch verschiedene Mitarbeiter unterschiedlich behandelt werden, sodass die Handhabung des Prozesses sich dahingehend unterscheidet. Zum Beispiel kann einem Geschäftsführer ein anderer Workflow zugeordnet werden, wie einem Außendienstmitarbeiter. Das Concur System kann unterschiedliche Mitarbeitergruppen sowie unterschiedliche Workflows hinterlegen und abbilden.

Das Customer Design Document (CDD)

Ausgehend von diesen Basisinformationen zur Systemkonfiguration kommt in der Projektphase der Konzeption ein weiteres Dokument, das CDD zur Sprache. Nachdem wir mit der Cayos AG gemeinsam das CDW finalisiert hatten, kommen wir im nächsten Call zum CDD.

Was kann das CDD (Vorgehensweise)?

Abbildung 2: Ablauf Konzeptionsphase

Das Customer Design Document ist die detaillierte Verschriftlichung des CDW, was die Systemkonzeption sowie technische Möglichkeiten festhält. Das bedeutet, die Informationen aus dem CDW werden in das CDD eingearbeitet, um schließlich eine detaillierte Übersicht aller Anforderungen und kundenspezifischen Feinheiten ausgearbeitet zu haben. Zur Besprechung bzw. Vorstellung des CDDs haben wir einen Call mit der Cayos AG gehalten und beide Dokumente voneinander abgegrenzt. Nach Klärung aller Verständnisfragen der Projektteams, haben wir einen Termin festgelegt, in dem wir gemeinsam die Inhalte des CDDs durchgehen und die Anforderungen festlegen.

Seien Sie gespannt, wie es im dritten Teil, der Konfiguration eines SAP Concur Implementierungsprojekts, weitergeht.

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