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Roadmap für ein Concur Implementierungsprojekt: Teil 3

Inhaltsverzeichnis

Im bisherigen Projektverlauf haben wir alle Daten, Informationen und Besonderheiten der Cayos AG erfasst und in dem vorgestellten CDD festgehalten. Die Konzeption eines SAP Concur Implementierungsprjekts ist damit abgeschlossen und das komplettierte CDD bildet in dieser Projektphase die Basis der Konfiguration der Systemlandschaft für die Cayos AG. Entsprechend wird der Abschnitt auch Konfigurationsphase genannt.

Konfiguration eines SAP Concur Systems

Die Konfiguration eines Concur Systems ist untergliedert in drei Phasen. Phase eins ist die Basiskonfiguration. Diese umfasst das Gerüst des Systems. Auf die Basiskonfiguration baut im zweiten Teil dann die Sekundärkonfiguration auf.

Abbildung 1: Konfigurationsschritte eines SAP Concur Systems

Zuvor möchten wir euch aber noch die Concur Standards der Konfiguration zeigen und darauf eingehen, inwiefern kundenspezifische Anpassungen und Wünsche trotz vorgegebener Standards in den meisten Fällen dennoch umgesetzt werden können.

Standardkonfigurationen

Concur als Cloud Produkt von SAP liefert vorkonfigurierte Standardprozesse aus, die einen einfachen intuitiven Reisekostenmanagement Prozess ermöglichen. Der Kunde, hier die Cayos AG, kann dadurch den größten Vorteil des Systems nutzen, indem bereits große Teile der Reiserichtlinien abgebildet werden können. Diese Standardeinstellungen können je nach Anforderung aktiviert oder deaktiviert werden. Ein Beispiel dafür sind Ausgabentypen. Dort werden u.a. das Sachkonto, die Unternehmensrichtlinie und entsprechende Formulare hinterlegt.

Gesetzliche Standards wie steuerliche Themen oder Sprachpakete sind von Concur in globalen Templates enthalten und entsprechend angelegt. Darüber hinaus sind kundenspezifische Anpassungen in Teilen möglich, die individuell zu berücksichtigen sind.

Im Grunde kann die Cayos AG demnach alle Einstellungen im System selbst entscheiden.

Kundenspezifische Konfigurationen

Neben den Standardeinstellungen im System kommt es häufig vor, so auch bei der Cayos AG, dass der Kunde eigene Anforderungen entsprechend der Reiserichtlinie des Unternehmens eingestellt haben möchte. Das betrifft oft die Einstellung der Tagespauschalen, den Workflow, oder Ausnahmeregelungen. Tagespauschalen weichen oftmals von den gesetzlichen Regelungen ab. Zum Beispiel ist das der Fall, wenn ein Unternehmen je Mitarbeitergruppe wie Sales oder Administration unterschiedliche Raten hinterlegt haben möchte.

Viele der kundenspezifischen Anforderungen können auch über Prüfregeln abgebildet werden. Das können z.B. Limits für einzelne Ausgabentypen, Regelungen bei Bewirtungsausgaben oder Abweichungen bei Wechselkursen und Kilometerangaben sein. Hier ist es möglich sogenannte Hard und Softstopps einzustellen. Softstops dienen als Warnung im Rahmen einer Hinweismeldung an den Mitarbeiter, bei der die Abrechnung dennoch abgesendet und bearbeitet werden kann. Wird ein Hardstop eingestellt, kann die Abrechnung nicht abgesendet werden bevor nicht die entsprechenden Unternehmensvorgaben vom Mitarbeiter in der Abrechnung umgesetzt bzw. angepasst wurden.

Jetzt wissen wir, dass uns Concur die gesetzlichen Standards vorkonfiguriert und wir jederzeit kundenspezifische Änderungen vornehmen können. Aber was genau steckt dahinter, was ist möglich?

Phasen der Konfiguration

Sowohl die Standard-Konfiguration wie auch kundenspezifische Änderungen lassen sich in Basis und Sekundäre Konfiguration unterscheiden. Dabei stellt die Basiskonfiguration die Grundlage des Systems dar. Den Unterschied erklären wir euch jetzt.

Basis Konfiguration

Die Basis Konfiguration ist das Fundament des Systems, auf dem alles aufgebaut wird. Dazu gehören die Konfigurationen der Abrechnungsverwaltung, der Listenverwaltung, die Konfiguration der Formulare und Felder, die Zahlungsarten, die Ausgabentypen, den Workflow, die Richtlinien wie auch die Konfiguration der Gruppen. Nichts verstanden? Kein Problem! Einfach weiterlesen. Wir erklären es dir!

Bei der Konfiguration des Systems ist es möglich eure Unternehmenshierarchie und Buchungskreise abzubilden. Auf dieser Grundlage werden dann Felder und Formulare eingestellt, die zeigen, in welcher Art und welche Informationen/Datenelemente ein Reisender bei seiner Reisekostenabrechnung ausfüllen muss, damit später die korrekte Verbuchung in SAP und Auszahlung der Beträge stattfinden kann. Wir können beliebig Abfragefelder hinzufügen, entfernen oder neu anordnen, um ein benutzerdefiniertes Formular bzw. Layout mit gewünschten Datenelementen zu erstellen.

Die Ausgabentypen sind ein weiterer Baustein in der Basis Konfiguration. Ausgabentypen sind Kostenarten, welche von dem Unternehmen zur Verfügung gestellt werden können, um ihre Reisekosten zu erfassen. Damit wird auch entschieden welche Art von Kosten sie zurückerstattet bekommen. Beispiele dafür sind Flugkosten, Unterkunft oder Frühstück. Eine vorab definierte Liste von Ausgabentypen wird von Concur zur Verfügung gestellt, woraufhin der Kunde   entscheiden kann, welche er für das Unternehmen aktivieren möchte und welche nicht.

Besonders wichtig ist die Konfiguration der Genehmigungsschritte. Die Erstellung des Workflows ist eine besonders herausfordernde Aufgabe. Die Workflow-Funktion ist sehr flexibel und ermöglicht es jedem Unternehmen, Workflows auszuwählen, die speziell auf deren Bedürfnisse zugeschnitten werden können. Dabei legt der Workflow fest, wie eine Reisekostenabrechnung oder ein Antrag auf einen Barvorschuss zur Genehmigung und Bearbeitung durch das System geleitet wird, nachdem er von einem Mitarbeiter eingereicht wurde. Unterschieden werden kann hier zwischen dem Genehmiger auf Kostenstellenbasis oder dem individuellen Genehmiger. Bei dem individuellen Genehmiger können Genehmiger nach Limits oder Ausnahmen hinterlegt werden.

Sekundärkonfiguration

Nach der Konfiguration der Basis des Systems erfolgt die sekundäre Konfiguration. Diese beinhaltet die Einstellung in welcher Form die Belege verwendet werden sollen, Vertreterregelungen, Einstellungen für E-Mail-Erinnerungen, Ausnahmeregelungen, Einstellungen zu Kilometerpauschalen, Teilnehmerregelungen, Übersetzungen, allgemeine Einstellungen und Steuerthematiken.

Besonders spannend zu erwähnen ist hier die Vertreterregelung. Diese dient dazu, dass Reisekosten weiterhin angelegt und primär auch freigegeben werden können, trotz Abwesenheiten von Genehmigern durch Urlaub oder Ähnlichem. Die Konfiguration der Vertreterregelung ermöglicht uns den jeweiligen Vertretern unterschiedliche Rechte zu vergeben. Hier kann u. a. eingestellt werden, ob er in Vertretung Abrechnungen erstellen darf, einreichen oder im Namen des eigentlichen Genehmigers Abrechnungen freigeben darf.

Häufig wird das Concur System in unterschiedlichen Ländern implementiert. Daher ist es elementar, das System in die jeweilige Landessprache umstellen zu können. Grundsätzlich gibt es in Concur verschiedene Sprachpakete, die heruntergeladen und eingesetzt werden können. Kundenspezifische Anpassungen bzw. textliche Änderungen werden von diesen Sprachpaketen jedoch nicht abgedeckt. Dafür können in der Lokalisierung individuelle Anforderungen zusätzlich manuell übersetzt werden.

Abbildung 2: Inhalte der Konfigurationen

Nächste Schritte

Sobald das System durch die beiden Phasen der Konfiguration aufgebaut wurde, folgt die nächste Projektphase. In der nächsten Phase wird der Cayos AG – das fertig konfigurierte System – vorgestellt und mit einem Testguide in die Testphase übergeleitet.

Jetzt wird es spannend: Die Cayos AG wird in dieser Phase das System auf Herz und Nieren prüfen und uns Feedback geben, ob alles wie gewünscht umgesetzt wurde und reibungslos funktioniert.

Sie wollen wissen, wie es weiter geht? Dann seien Sie wieder mit dabei, wenn wir Ihnen im nächsten Blogbeitrag zeigen, was in der Testingphase eines SAP Concur Implementierungsprojektes alles ansteht.

Bis bald!

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