Sie liebäugeln schon länger mit der Einführung von SAP Concur in Ihrem Unternehmen oder interessieren sich allgemein für die verschiedenen Schritte zur Vorbereitung und Durchführung eines solchen Projektes? Dann jetzt unbedingt dranbleiben!
In den folgenden Blogbeiträgen wollen wir Sie in die verschiedenen Projektphasen einer Implementierung eines SAP Concur Projektes am Beispiel der fiktiven Cayos AG mitnehmen. Dadurch sollen Sie einen Einblick bekommen, welche Inhalte, Vorteile und beispielhafte Lösungsansätze ein solches Projekt bzw. die Nutzung von SAP Concur mit sich bringen kann.
Das Projektvorgehen einer SAP Concur Implementierung ist untergliedert in 7 Phasen.
Initialer Call
Noch vor dem offiziellen Beginn des Projektes starteten wir einen initialen Call mit dem Projektleiter der Cayos AG. Ziel war es sich dabei über den Umfang und den angestrebten Zeitplan zu verständigen sowie den Projektplan bereits in groben Zügen abzustimmen. Dieser ist insofern wichtig, als dass er im folgenden Kick Off Termin den beiden Projektteams vorgestellt wird. Entsprechend ist die Abstimmung über Teilnehmer, Agenda und terminliche Festsetzung des Kick Offs fester Bestandteil des Onboardings. Für die Cayos AG wurde bspw. nun auch eine Systemdemo für den Kick Off Termin geplant, da einige Projektmitglieder das System zuvor noch nicht gesehen haben.
Kick-Off
Das Projekt startet offiziell mit dem sogenannten Kick-Off Meeting. In dieser Runde haben alle Projektteilnehmer die Gelegenheit sich vorzustellen, gegenseitig kennen zu lernen und die jeweiligen Erwartungen an das Projekt untereinander auszutauschen. Dementsprechend wichtig ist es uns den Termin immer vor Ort und persönlich durchzuführen, wobei die Folgetermine in Abstimmung mit dem Kunden auch zu großen Teilen Remote stattfinden kann.
Projektorganisation
Nach einer ausgiebigen Kennenlernrunde nutzte die Projektleiterin der Nagarro die Gelegenheit, das Projektvorgehen vorzustellen, sowie auf die Projektorganisation einzugehen. Es wurde folglich darüber gesprochen, in wie vielen Schritten das Concur System implementiert werden soll, als auch die Phasen, die dabei eine Rolle spielen. Ebenfalls wurde auf die Ressourcen bzw. Rollen eingegangen, die es dafür auf beiden Seiten benötigt.
Projekt – Tools
Nach einer kurzen System-Demonstration und einer ersten Fragerunde ging es mit dem Projektplan weiter. Dieser wird uns über den gesamten Projektzeitraum unterstützen und als Orientierung dienen. Er listet bereits detailliert die einzelnen Aufgaben pro Projektphase auf und hält ebenso wie den zeitlichen Rahmen auch die Verantwortlichkeiten fest. Begleitet wird dieser von einer Task-Management-Liste werden, welche sowohl die offenen Punkte als auch Entscheidungen pro Phase dokumentiert und zusammen mit dem Projektplan die Grundlage der wöchentlich stattfindenden Status Calls bietet. Einige Projektmitglieder äußerten bereits zeitlichen Engpässen und Abwesenheiten, die im Nachgang in den Projektplan eingearbeitet werden müssen.
Nach einer kurzen Pause ging es dann weiter mit dem Customer Design Workbook (CDW), ein weiteres wichtiges Werkzeug im Rahmen des Implementierungsprojektes.
Dieses soll in einer ersten Grobfassung die wichtigsten Anforderungen der Cayos AG an das Concur System abfragen und somit zum einen spätere Diskussionen anregen und die ersten Fragen aufwerfen, als auch bereits die ersten Vorarbeiten für die zeitnah folgende Konzeptionsphase ermöglichen. Im Kick Off Termin wurde das CDW vorerst einmal vorgestellt und soweit möglich gemeinsam vorausgefüllt. Die Hausaufgabe für die Cayos AG wird es sein, das CDW vollständig zu befüllen, die aufgelisteten Punkte intern durchzugehen und festzuhalten, wie sie die systemrelevanten Prozesse definieren möchten. Dabei geht es bspw. um Genehmigungsprozesse, Ausgabentypen oder mögliche Zahlungsarten.
Hierbei kamen im Kick Off auch bereits die aktuellen Herausforderungen mit den aktuellen Prozessen der Cayos AG zur Sprache, so bspw. die Papierform der Reisekostenabrechnungen als auch die langen Genehmigungsprozesse bis zur Auszahlung oder das Nachvollziehen der 3-Monatsregel.
Projekterwartungen
Zum Abschluss wurde ebenfalls über die Erwartungen gesprochen sowie Erfolgsfaktoren, die jedes Projekt mit sich bringt. So wurde hervorgehen, dass während des gesamten Projektzeitraumes sichergestellt sein sollte, dass alle genannten Ressourcen in geplantem Maße zur Verfügung stehen, um Verzögerungen im Projekt zu vermeiden. Um die Kommunikation im Projekt zu vereinfachen haben wir uns für die Einrichtung und Nutzung einer Projektgruppe in MS Teams entschieden, in der wir alle wichtigen Dokumente ablegen und gemeinsam bearbeiten können. Zusätzlich wird es den bereits erwähnten wöchentlichen Status Call zur Abstimmung und Nachvollziehbarkeit geplanter Projektschritte geben.
Nächste Schritte
Sobald der Projektplan von beiden Seiten bestätigt wurde, kann der Design Session Call geplant werden. In diesem Termin wird die Cayos AG das ausgefüllte CDW vorstellen und gemeinsam mit uns das Design Dokument ausfüllen, was wiederum die Konzeptionsphase einleitet. Das Design Dokument nämlich wird nicht nur detaillierter sein als das CDW, sondern dann auch die Grundlage der Systemkonfiguration bilden.
Klingt spannend? Dann seien Sie wieder mit dabei, wenn wir Ihnen im nächsten Blogbeitrag zeigen, was in der Konzeptionsphase eines SAP Concur Implementierungsprojektes alles ansteht.
Bis bald!
*Hinweis: Bei der Cayos AG handelt es sich um ein fiktives Unternehmen