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Roadmap für ein Concur Implementierungsprojekt: Teil 4

Inhaltsverzeichnis

Nach Projekt-Kick-Off, Konzeption und der erfolgreichen Konfiguration eines SAP Concur Implementierungsprojekts sowie der Umsetzung aller Anforderungen unseres Kunden durften wir der Cayos AG endlich ihr neues Concur System vorstellen. Nun sind wir natürlich alle gespannt auf die ersten Testabrechnungen und Rückmeldungen zum fertigen System. Herzlich Willkommen in der Testphase!

In der Testphase geht es zunächst um die Präsentation und Übergabe des Systems an den Kunden. Diese Phase ist gekennzeichnet durch den System Walkthrough und dem Testen der Prozessabläufe im System mit Testusern durch den Kunden selbst. Hier darf er das erste Mal richtig mit anpacken!

System Walkthrough

Nach der kundenspezifischen Konfiguration des Systems wird mit der Cayos AG ein Termin für den so genannten „System Walkthrough“ mit allen Projektmitgliedern vereinbart. An diesem Termin stellen wir ihnen ihr neu konfiguriertes System vor. Dabei gehen wir gemeinsam im System den kompletten Prozess einer Reisekostenabrechnung, von der Erstellung über die Genehmigung bis hin zur Verbuchung, Schritt für Schritt durch. Hierbei liegt ein besonderes Augenmerk auf Besonderheiten sowie kundenspezifischer Konfigurationen und wie diese abgebildet wurden.

Die Kunden können jederzeit Fragen stellen, die wir dann gemeinsam beantworten und lösen. Auch die Freigabe der Reisekostenabrechnungen wird erläutert und eventuelle Unklarheiten beseitigt.

Im Anschluss an den System Walkthrough erhält die Cayos AG die Testuser Zugänge zum System, die ebenso entsprechend ihres Genehmigungsprozesses alle beteiligten Rollen als separaten Zugang enthält.

Test-Guide

Zusätzlich zum Testuserpaket erhält die Cayos AG noch einen Test-Guide. Dieser Guide dient als Anleitung zum Testen und listet u.a. die kundenspezifischen Thematiken auf. Der Kunde soll damit eine Übersicht erhalten, um alle relevanten Themenbereiche testen und Feedback geben zu können, ob alles wie gewünscht funktioniert.

Abbildung 1: Checkliste Test-Guide

Getestet wird dabei z.B. unter anderem, ob alle gewünschten Felder und Feldwerte verfügbar sind oder auch, ob der Genehmigungsprozess die richtige Reihenfolge zieht und bei dem entsprechenden Genehmiger aufschlägt.

Ein gewissenhaftes und umfangreiches Testen des neuen Systems ist sehr wichtig, um am Ende der Testphase ein gut funktionierendes und den Reiserichtlinien entsprechendes System zu haben. Nach Erhalt des Testuserpakets und dem Test-Guide, beginnt damit für den Kunden die initiale Testphase.

Testphase

Grundlage für das Testing bildet der Test-Guide, welcher als Orientierungshilfe der zu testenden Aspekte dient. Ist der Kunde beim Testen auf etwas gestoßen, was nicht funktioniert wie gewünscht, wird das im Test-Guide vermerkt und gesammelt an uns zurückgesendet. Wir analysieren daraufhin das Test-Feedback und nehmen ggf. Anpassungen in der Konfiguration vor und spielen die Korrekturen wieder an den Kunden zurück, mit der Bitte zu überprüfen, ob nun alles passt. Dieser Prozess wird so lange wiederholt, bis alle Unstimmigkeiten in der Konfiguration beseitigt sind und das System, soweit technisch möglich, den Wünschen und Vorstellungen des Kunden entspricht. Dieser Teil der Testphase wird auch Initiale- und Deltatestphase genannt. Verläuft diese erfolgreich kann zum End-to-End Testing übergegangen werden. Hier wird getestet, ob die Abrechnung aus dem Concur System korrekt im SAP-System des Unternehmens verbucht wird und die Übertragung fehlerfrei abläuft.

Abbildung 2: Testphase eines Implementierungsprozesses

Nachdem das komplette System getestet und das Feedback geprüft und angepasst wurde, erfolgt der letzte Schritt des Testings. Dabei wird die Expense Systemkonfiguration von Concur ohne Schnittstellen vom Kunden wie auch von uns abgenommen.

Somit ist das System startklar für die nächste und letzte spannende Phase!

Bleibt dran!

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