Beim A1 Antrag handelt es sich um eine verpflichtende Entsendebescheinigung für Tätigkeiten im Europäischen Ausland, mit dem Zweck Schwarzarbeit innerhalb von Europa einzudämmen. Der Antrag bestätigt, dass der Arbeitnehmer in seinem Heimatland sozialversichert ist.
Sollte der Arbeitnehmer bei Verlangen im Ausland diesen Bescheid nicht vorlegen können, drohen Strafen.
A1 Anträge – Herausforderung im Alltag
Einzuhaltende Fristen zur Beantragung, zu Teil überforderte Personalabteilungen aber auch der Mitarbeiter selbst, welcher die Informationen bzw. den A1 Antrag an die entsprechenden Stellen geben muss bergen für viele Unternehmen große Herausforderungen bei dieser Meldepflicht.
Ähnlich auch bei einem Kunden, welcher aus den genannten Gründen, das A1 Meldewesen automatisieren wollte, und zugleich das Reisekosten Tool SAP Concur im Einsatz hat.
Als Ausgangspunkt sollte das Concur Modul Request* dienen, das üblicherweise für das Stellen von Reiseanträgen vor einer Geschäftsreise genutzt wird. Dieser Reiseantrag soll entsprechend alle relevanten Reisedaten enthalten, die für einen A1 Antrag von Relevanz sind.
(*Mit Concur Request können Reiseanträge in digitaler Form vom Reisenden abgesendet werden, auch können hier bestimmte Genehmigungsworkflows oder Reiserichtlinien etc. konfiguriert werden)
A1 Anträge – die richtige Concur Konfiguration
Im Rahmen eines Kundenworkshops wurden folglich gemeinsam mit der Fachabteilung des Kunden sowie unseren Concur und IT-Spezialisten alle inhaltlichen und technischen Fragen und Möglichkeiten der Umsetzung diskutiert: Welche Informationen werden im A1 Antrag zwingend benötigt? Werden diese bereits in der aktuell genutzten Concur Konfiguration abgefragt? Wie soll der Antrag versendet werden und was braucht es dafür? Das Ergebnis beinhaltete einen gemeinsam erarbeiteten Anforderungskatalog sowie die dazugehörigen Arbeitspakete.
Es folgten einige Anpassungen und Ergänzungen im SAP Concur System, bspw. das Hinzufügen bestimmter Felder und Regeln auf der Anwenderoberfläche des Reiseantrages, wie die obligatorische Angabe, ob es sich um eine Auslandsreise handelt. Anschließend waren die Entwickler Kollegen dafür verantwortlich, die Reisedaten aus dem SAP Concur System im gewünschten Format an das SAP HCM/ECC System zu übergeben, um den A1 Antrag von dort automatisiert zu melden. Dafür wurden Infotypen in der Personaladministration genutzt, aus denen schlussendlich die A1 Anträge als E-Mail generiert und übermittelt werden konnten.
A1 Anträge automatisiert über SAP Concur – Das müssen Sie beachten
Weitere technische Voraussetzungen für eine erfolgreiche Umsetzung waren insbesondere die folgenden Punkte:
- Lizenzen zur Nutzung der Concur CPI (Native Integration) sowie der SAP Concur Webservices (Zugriff auf Request Daten)
- Entwicklerzugriff auf das SAP ECC System (bei Beauftragung von Nagarro)
- Implementierung von Versand und Rückmeldung von A1 Anträgen aus Infotypen
- SAP Connect (Versand von E-Mails aus dem ECC)
Interesse geweckt?
Haben auch Sie regelmäßig A1 Anträge auf dem Tisch liegen und würden hier gerne für einen schlanken, automatisierten und digitalen Prozess sorgen?
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