Allmählich erreichen wir in dem Concur Implementierungsprojekt die Zielgerade. Nach spannenden Phasen der Konzeption und Konfiguration, oder dem Testing steht nun das fertige Concur System für die Cayos AG bereit. Alle offenen Fragen zum System sind bis zu dieser Projektphase durch das Testing behoben und geklärt. Das System ist so gut wie startklar!
Finale Meilensteine des Projektplans
Eine letzte Phase zum Schluss fehlt aber noch, die Produktivsetzung. Dabei durchläuft das Projektteam mehrere Meilensteine und beschäftigt sich mit dem Training der Keyuser sowie der Adminuser und mit allen Aktivitäten rund um die Produktivsetzung und den Go-Live.
Außerdem reicht ein alleinstehendes System nicht aus, wenn es nicht an ein ERP System an FI oder HR angebunden wird, um die korrekte Verbuchung der Reisekosten zu garantieren. Diese Anbindung durch Schnittstellen an ein anderes ERP System bzw. Abrechnungssystem werden wir in einem separaten Blogbeitrag detailliert vorstellen.
Abbildung 1: Projektplan
Trainingsphase
Dann kann es losgehen! Wir starten die finale Phase damit, die Mitarbeiter optimal auf die Nutzung ihres neuen Systems vorzubereiten. Bisher kennen sie das System nur aus dem Systemwalkthrough und die ausgiebige Testphase. Somit haben einige bereits eine gute Wissensgrundlage, um zukünftig das System einwandfrei nutzen zu können. Da jedoch nicht alle Keyuser beim Testing involviert waren, bietet Nagarro während des Projekts auch verschiedene Trainings an. Diese richten sich an die Keyuser aber auch an die Administratoren, welche das System zukünftig verantworten/pflegen werden. Der Unterschied in den Trainings liegt darin, dass bei den Keyuser-Trainings der Fokus auf den Prozessschritten innerhalb einer Reisekostenabrechnung und der fehlerfreien Handhabung des Systems durch die User liegt. Diese sollen sich nach dem Training im Umgang mit dem System wohl und sicher fühlen.
Das Admin Training wiederum ist an eine kleine Anzahl von Mitarbeitern adressiert. Der Fokus dieses Trainings liegt auf der Instandhaltung, Anpassung und Wartung des Systems. Nach dem vollständigen Übergeben des Systems an den Kunden treten im Arbeitsalltag immer wieder Szenarien auf, bei denen der Administrator im System kleinere Änderungen vornehmen muss, bzw. wissen muss, wann er einen Support Case bei Concur eröffnen sollte. Klassische Themen, die der Admin selbst bearbeiten kann, sind z.B. das Anlegen von Userprofilen für neue Mitarbeiter oder das Anpassen von Verbuchungscodes. Solche Kleinigkeiten kann ein Admin nach dem Training selbstständig durchführen.
Für die jeweiligen Trainings wird ein Termin vereinbart, bei dem unsere Berater zusammen mit den entsprechenden Mitarbeitern der Cayos AG die Inhalte durchgehen. Dabei können die Mitarbeiter Fragen stellen und Unklarheiten können gelöst werden.
Zusätzlich zu den Trainings erstellen wir je Kunde einen Trainingsleitfaden. Der Leitfaden bildet dabei die Inhalte der Trainings ab und unterscheidet sich demnach natürlich auch je nachdem, ob dieser für die Keyuser oder Administatoren ist. Beide Dokumente sollen eine reibungslose Handhabung und Navigation unterstützen und als Starthilfe dienen.
Go Live Steps
Sind die Trainings erfolgreich durchgeführt worden und die Mitarbeiter fit für die Nutzung des Systems, geht es an die Produktivsetzung und den Go Live des Systems.
Dafür werden im System einige Änderungen vorgenommen. In der Konfigurations- und Testphase läuft das System über ein für Testzwecke angelegtes Logisches System (Verbuchung). Um im Produktivbetrieb das System nutzen zu können, wird ein produktiv/ Logisches System angelegt. In diesem Zuge werden auch der Company Code und die Kontierungsobjekte ausgehend des Testsystems repliziert. Darüber hinaus werden anschließend die Mitarbeiterstammdaten vorbereitet. Bisher sind die Mitarbeiter der Cayos AG zwar schon im System vorhanden, allerdings auf Testebene. Um produktiv mit dem Concur System arbeiten zu können, werden die Mitarbeiterdaten erneut hochgeladen und auf das Produktivsystem geschlüsselt. Dabei ist es wichtig, dass alle Rollen und Berechtigungen korrekt vergeben sind, um Fehler in Prozessabläufen zu vermeiden.
Hypercare Phase
Mit dem Upload der Mitarbeiter in die produktive Umgebung und der Replikation der Kontierungsobjekte etc. wird das System Live gesetzt. Der finale Schritt in der Implementierung ist die Hypercare Phase. Diese ist gekennzeichnet durch einen 2-Wöchigen zusätzlichen Support der Nagarro Berater für die Cayos AG. Dabei stehen diese nochmal für alle Fragen und Probleme bereit, können kleine Änderungen vornehmen oder Tipps für das Handling geben. Diese Phase spielt eine wichtige, abschließende Rolle, da im Livebetrieb doch noch andere Fragen auftauchen können als in der Testphase. Und um die Cayos AG anschließend gut vorbereitet und mit ausführlichem Wissen zu Ihrem System aus dem Implementierungsprojekt zu entlassen, empfehlen wir immer die angebotene Unterstützung in der Hypercare Phase anzunehmen.
Die Cayos AG erhält ihr fertiges System und hat somit eine moderne, cloudbasierte Lösung für HXM Reisekostenabrechnung und Verbuchung, welche Ihnen viel Effizienz in ihre Prozesse bringt.
Und wir freuen uns, wenn Sie uns auch das nächste Mal wieder begleiten, wenn es heißt „Leinen los und auf zu neuen Abenteuern in der HXM Cloud Welt“.
