Was ist ein Reiseantrag?
Für eine bessere Kontrolle der Ausgaben sowie zur Sicherstellung der Einhaltung von Vorgaben und Richtlinien, müssen in vielen Unternehmen die Mitarbeiter/innen ihre Dienstreisen zunächst beantragen.
Der Reiseantrag umfasst alle wichtigen Informationen rund um eine anstehende Reise, wie z.B. den Anlass, die Reisedaten sowie nicht zuletzt die geplanten Reisekosten, und bietet damit einen umfassenden Überblick der zu erwartenden Kosten.
Dabei soll der Antrag das Verfahren rund um die Planung, Genehmigung, Buchung und Abrechnung einer Geschäftsreise vereinfachen und überschaubar gestalten.
Was ist Concur Request?
Neben Concur Travel und Concur Expense stellt Concur Request ein weiteres Modul von SAP Concur dar, durch das Reiseanträge erstellt, eingereicht und genehmigt werden können. Dies dient zur Steigerung der Compliance sowie zu einer vereinfachten Kontrolle der geplanten Ausgaben.
Die Optionen und Funktionen von Concur Request hängen von der Implementierung durch den Kunden ab.
Concur Request kann entweder eigenständig, mit Concur Travel oder Concur Expense, aber auch in Kombination mit Concur Travel und Concur Expense als Modul im Unternehmen implementiert und verwendet werden.
Quelle: SAP Concur
Ein durchgängiger Prozess – vom Antrag bis zur Genehmigung
SAP Concur Request deckt den gesamten Genehmigungsprozess in einem System ab. Durch die Verwendung des Request Moduls kann der gesamte End-to-End-Prozess eines Reiseantrages, sowohl für die Reisenden als auch für das Unternehmen, vereinfacht und automatisiert werden.
Des Weiteren unterstützt Concur Request bei der Kostenkontrolle, indem ein Überblick der geplanten Kosten geschaffen wird und die nötige Transparenz aller Ausgaben sichergestellt wird.
Die Mitarbeiter/innen legen hierfür zunächst in der Webapplikation oder auch mobil einen Reiseantrag mit ihren geplanten Reisezielen, Pauschalen und Reisemitteln sowie den dazugehörigen Kosten an.
Der fertige Reiseantrag wird automatisch durch die hinterlegten Genehmigungsstufen geleitet. Dabei können sich die Genehmiger eine Übersicht der geplanten Ausgaben verschaffen und diese dann per Knopfdruck genehmigen. Nach der Genehmigung erhält der Mitarbeiter eine Mitteilung darüber, ob sein Reiseantrag genehmigt oder abgelehnt wurde.
Quelle: SAP Concur
Bei einer integrierten Verwendung mit Concur Travel und Concur Request wird nach Auswahl der gewünschten Reisemittel in Concur Travel automatisch ein Request erstellt, der nach Genehmigung aus den reservierten Reisemitteln Tickets erstellt.
Vorteile von Concur Request :
- Einfache Reiseplanung: Durch einen einfachen und automatisierten Prozess, spart der Reisende sehr viel Aufwand und Zeit
- Ausgaben kennen, bevor sie anfallen: Mehr Kontrolle sowie Transparenz durch detaillierte Informationen über geplante Geschäftsreisen und die damit verbundenen Ausgaben
- Budget steuern: Vergleich von voraussichtlichen Reisekosten mit den eigentlichen Budgetdaten
- Compliance überwachen: Bereits vor der Buchung kann hiermit überprüft werden, ob interne und externe Reiserichtlinien eingehalten wurden
- Anträge mobil verwalten: Durch die Integration mit mobilen SAP Concur Anwendungen, können Manager problemlos alle Anträge auch jederzeit mobil einsehen und bestätigen
Zusammenfassung:
Zusammengefasst bietet Concur Request eine integrierte, benutzerfreundliche Lösung, auf die alle am Reise- und Spesenmanagement Beteiligten – vom Reisenden über den Reisekoordinator bis hin zum Reisegenehmiger und dem Budgetverantwortlichen – an einem einzigen Ort Zugriff haben.