Effiziente Vorgehensweise zur Automatisierung von Prozessen

Veröffentlicht: 06.10.2020

Für eine effiziente Vorgehensweise zur Automatisierung von Prozessen, sollte ein proprietäres Projektvorgehen befolgt werden. Insbesondere die Auswahl geeigneter Prozesse für iRPA (intelligent Robotic Process Automation) ist ein zentraler Punkt als Start eines Automatisierungsprojektes. Die richtigen Auswahlkriterien sind dabei maßgeblich. Zudem ist es sinnvoll eine Rentabilitätsbetrachtung auf Basis finanzieller Kennzahlen vorzunehmen.

Projekte zur Einführung einer Prozessautomatisierung mit der Kernkomponente SAP Intelligent RPA können in einem standardisierten Projektvorgehen abgebildet werden.

iRPA Projektvorgehen

Projektvorgehen bei Automatisierungen mit der SAP Softwarelösung (eigene Abbildung)

Das Prozess-Assessment dient der Auswahl von Prozessen, die in Form einer Automatisierung umgesetzt werden sollen. Dabei sollte eine Vorauswahl von Prozessen mit einer Eignungsprüfung unterzogen werden. Die Prozess-Konzeption dient der Aufnahme des Ist-Prozesses und der Überführung in einen Soll-Prozess im Hinblick auf eine Automatisierung. In der technischen Evaluation sollten zudem die Zielsysteme überprüft werden. Dabei ist zu prüfen, ob APIs verwendet werden können, welche Ausgestaltung und Stabilität die Benutzeroberflächen beinhalten, in welcher Form die zur Prozessausführung notwendigen Daten vorliegen und welche Berechtigungen benötigt werden.

In Umsetzungen mit SAP Intelligent RPA sollte zudem ein Abgleich von vorgefertigten Automatisierungen in dem entsprechenden Bot Store vorgenommen werden. Diese können die Umsetzung maßgeblich erleichtern und werden laufend aktualisiert. Auf dieser Basis können die Automatisierungen implementiert werden, welche anschließend auf die entsprechenden Plattformen zur Orchestrierung deployed werden. Nach erfolgreichem Test der automatisierten Prozesse mit den End-Anwendern können diese in einen produktiven Zustand genommen werden. Dazu wird in der Regel von einer Entwicklungs- oder Testumgebung in eine produktive Umgebung gewechselt.

Prozess-Assessment

Eine Vorauswahl von geeigneten Prozessen zur Automatisierung mit iRPA kann über Identifikations-Workshops oder Prozessdokumentationen erfolgen. Teilnehmer eines solchen Workshops sollten im Idealfall Prozessverantwortliche aus den geforderten Fachbereichen sein. Bei initialer Einführung von iRPA ist es ratsam mit einem geringeren Umfang anzufangen und später weitere Workshops folgen zu lassen.

Vorteil dieser Vorgehensweise ist die sehr frühe Einbindung der Prozessverantwortlichen, welche sich bereits in dem Anfangsstadium mit der Technologie vertraut machen können. Neben Identifikationsworkshops können Prozessdokumentationen helfen die richtigen Prozesse zu identifizieren. Dabei unterstützen Process Mining Softwarelösungen wie SAP Process Mining by Celonis die laufende Auswertung von Transaktionsdaten, welche als Ist-Prozessen zusammengesetzt und ausgewertet werden. Diese Erkenntnisse ermöglichen eine Prozessoptimierung und lassen Automatisierungspotenzialen erkennen.

Vorausgewählte potenzielle Prozesse sollten mithilfe von Kriterien auf die Geeignetheit zur Automatisierung geprüft werden. Proprietäre Kriterien können dabei unabhängig von der Softwarelösung und den Zielsystemen in eine technische und eine betriebswirtschaftliche Dimension unterteilt werden. Wohingegen in der technischen Dimension die Voraussetzung für eine technische Umsetzbarkeit geprüft wird, wird in der betriebswirtschaftlichen Dimension die Rentabilität der Automatisierung geprüft.

Technische Auswahlkriterien

  • Standardisierungsgrad:
    Standardisierte Prozesse sind gut dokumentiert, basieren meist auf der gleichen Abfolge an Schritten und besitzen wenig bis keine Abweichungen. Alternative Abarbeitung können aus einer Analyse mit Process Mining ersichtlich werden.

  • Grad der regelbasierten Prozessdefinition:
    Bei regelbasierten Prozessen bestehen vordefinierte Schrittfolgen für sämtliche Alternativen. Je höher dieser Grad, desto besser geeignet ist der Prozess für eine Automatisierung und desto geringer ist die benötigte Unterstützung von ML-Modellen.

  • Prozessstabilität/-reife:
    Stabile bzw. ausgereifte Prozesse werden selten bis nie angepasst und sind dadurch rentabler für eine Automatisierung, weil diese bei Prozessanpassung auch angepasst werden müsste.

  • Grad der menschlichen Intervention:
    Aufgrund von Interpretationsfähigkeiten und kognitiver Beurteilung können menschliche Eingriffe in einen Prozess notwendig sein. Dies erschwert eine Automatisierung und kann mit KI-Services bedingt abgenommen werden.

  • Digitalität der Daten:
    Eine Automatisierung benötigt digitale Daten. Sollten diese nicht vorliegen, wird ein vorgelagerter Schritt benötigt, welcher die Daten in ein digitales Format bringt. Hierbei können KI-Services bedingt unterstützen.

  • Strukturiertheit der Daten:
    RPA benötigt zur Ausführung strukturierte Daten, wie z.B. Tabellen. Zur Überführung in strukturierte Daten können KI-Services verwendet werden.

  • Beteiligte Systeme:
    In einem Prozess können mehrere Zielsysteme genutzt werden, was Systembrüche bewirkt. Je mehr Systembrüche erfolgen, desto effizienter ist der Prozess in automatisierter Form.

  • Stabilität der Benutzeroberflächen:
    RPA verwendet neben APIs grafische Benutzeroberflächen zur Automatisierung. Laufende Änderungen der Benutzeroberflächen können Fehler in der Ausführung bewirken, wodurch ein Anpassungsaufwand entsteht.

Betriebswirtschaftliche Auswahlkriterien

  • Fallhäufigkeit:
    Häufige Prozesse verursachen in der Regel mehr Ist-Prozesskosten und sind daher mit steigender Häufigkeit rentabler zu automatisieren als seltene Prozesse.

  • Prozessbearbeitungszeit:
    Prozesse, bei denen eine hohe manuelle Bearbeitungszeit beansprucht wird, sind rentabler für eine Automatisierung.

  • Prozesskosten:
    Die Prozesskosten, die bei einer manuellen Bearbeitung anfallen. Diese ergeben sich insbesondere aus der Prozessbearbeitungszeit sowie der Fallhäufigkeit pro Mitarbeiter und gegebenenfalls den zusätzlich aufgewandten Ressourcen.

  • Fehleranfälligkeit bzw. Qualitätsverbesserungspotenzial: Je nach Ursache des Fehlers kann eine Prozessautomatisierung zu einer Qualitätssteigerung führen. In Prozessen, in denen Fehler hohe Folgekosten verursachen, bewirkt eine Qualitätssteigerung der Automatisierung auch eine zusätzliche Kostensenkung.

Die Rentabilität einer Automatisierung kann darüber hinaus durch eine ROI-Berechnung analysiert werden. Dabei sind Kosten zur Einführung und Betrieb der Automatisierung den Kosten manueller Bearbeitung gegenüber zu stellen. Durch den Vorteil vergleichsweiser schneller Einführung von Automatisierungen mit RPA kann dabei oft im ersten Jahr bereits ein ROI erzielt werden.

Einmalige Kosten beinhalten

  • Prozessauswahl und eventuelle Prozessanpassungen

  • Implementierung bzw. technische Umsetzung und Tests

  • Rollout der Automatisierung und Hypercare

  • Schulung verantwortlicher Mitarbeiter

Laufende Kosten beinhalten

  • Lizenzen der RPA-Software und ggf. KI-Services

  • Server und Hosting-Services

  • Betrieb der Automatisierungen und ggf. KI-Services

  • Anpassungsmaßnahmen der Automatisierung durch Updates der Zielsysteme

In Summe ergeben sie die sogenannten „Total Cost of Ownership“ (TCO) der Prozessautomatisierung.

Fazit

Ein geeignetes Projektvorgehen hilft bei der Auswahl der richtigen Prozesse und beschleunigt die Umsetzung der Automatisierung.

Spät erkannte technische Schwierigkeiten in den Prozessen können eine Umsetzungsverzögerung bis hin zu einem Abbruch der Umsetzung bewirken. Mit den richtigen Auswahlkriterien kann das bereits im Prozess-Assessment vermieden werden. Dabei sind technische Umsetzungsschwierigkeiten im Anfangsstadium identifiziert und mögliche Lösungen durch KI-Services können diskutiert werden. Zudem kann bereits im Anfangsstadium die Rentabilität abgeschätzt und berechnet werden.

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Julia Rettig Nagarro ES

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