Das sind die wichtigsten Vorteile
Intelligent Robotic Process Automation (iRPA) bietet einige Möglichkeiten Prozesse zu automatisieren und Systeme einzubinden. Allerdings ist nicht immer klar, für welche Prozesse es am besten geeignet ist und für welche eher nicht.
iRPA Softwarelösungen lassen sich problemlos in bestehende Systemlandschaften eingliedern, ohne große Änderungen vornehmen zu müssen. Dabei fungieren sie als unterstützende Komponente, die bestehende Systeme in durch Workflows definierte Automatisierungen verwenden kann. Dabei kann der meist schnellere Weg über die grafischen Benutzeroberflächen (GUIs) oder der etwas Aufwendigere über die Programmierschnittstellen (APIs) der Systeme gegangen werden.
Eine breite Anzahl an verfügbaren Konnektoren vereinfachen dabei diese Integrationen. Zudem ermöglichen integrierte Systembibliotheken den Zugriff auf Office-Anwendungen, wie z.B. Excel oder Outlook. Durch die Abbildung der bestehenden Systeme und verwendeten Anwendungen wird eine Vielzahl von Automatisierungen ermöglicht.
In einer Lünendonk-Sonderanalyse gaben befragte Manager aus verschiedenen Unternehmen an, dass sich relativ branchenunabhängig durch RPA ca. 30 % der Prozesse automatisieren lassen. Die Kombination von RPA- mit KI-Technologien steigert diese Prozentzahl sogar noch deutlich, wodurch allerdings auch die Einführungskomplexität wächst. Ebenso ist in der Sonderanalyse ersichtlich, dass lediglich 15% der befragten Unternehmen keinen Einsatz von RPA-Technologien planen. In der REthinking Finance Ausgabe zu RPA wird ebenso von einer grundlegenden Veränderung der Arbeitsweise bis 2025 gesprochen, wie wir es schon in der Einführung von Fertigungsrobotern in der industriellen Produktion erlebt haben.
Konkrete Anwendungsszenarien von iRPA
Procure-to-pay (P2P) / source-to-pay (S2P)
P2P-Prozesse beinhalten das Extrahieren von Zahlungsdaten und Rechnungen von mehreren Systemen wie Lieferanten-Mails, ERP-Systemen, CRM-Systemen, Banken und möglichen Weiteren. Viele dieser Systeme bieten nicht immer einfache Integrationsmöglichkeiten, weshalb diese Schritte oft manuell getätigt werden.
iRPA-Technologien ermöglichen dennoch die Integration dieser Systeme, da sie neben den APIs auch die GUIs verwenden können. Durch die Anreicherung mit KI-Technologien können dadurch ebenfalls die Inhalte aus bspw. Rechnungen extrahiert und vollautomatisiert in die Systeme geladen werden.
Dadurch ergeben sich Vorteile in der schnellen Verfügbarkeit der Daten aus den Rechnungsdokumenten in den Systemen, Einsparung von manueller Arbeitszeit zur Übertragung von Daten und Vermeidung von Fehlern bei der Datenübertragung.
Onboarding von Mitarbeitern
Das Onboarding von Mitarbeitern bringt einige manuelle Tätigkeiten mit sich, die insbesondere in Fachbereichen HR, IT und Compliance Anwendung finden. Dabei müssen, neben zahlreichen weiteren Tätigkeiten, Dokumente und Verträge erfasst und in Systeme übertragen, Arbeitsplätze mit Arbeitsgeräten organisiert und Benutzer mit entsprechenden Rollen in den notwendigen Systemen angelegt werden. Durch iRPA-Technologien können diese Tätigkeiten beschleunigt werden und die betroffenen Fachbereiche können sich auf andere Tätigkeiten fokussieren.
Das Anlegen der Benutzer in den Systemen mit Vergabe der Berechtigungen umfasst meist zahlreiche Schritte. In großen Systemlandschaften sind dabei viele Systeme und Anwendungen betroffen, in denen Mitarbeiter oft manuell Benutzer mit Berechtigungen anlegen und modifizieren. In einer SAP-Systemlandschaft könnten dabei bspw. die SAP S/4HANA, SAP SuccessFactors, SAP SolutionManager, SAP Concur und SAP Cloud Platform Identity Authentication involviert sein. iRPA-Technologien können vollautomatisiert die Benutzer in den Systemen anlegen und benötigte Rollen zuteilen.
Neben den beiden genannten Uses Cases existieren zahlreiche weitere. So zum Beispiel:
- Überprüfung von Stammdaten
- Automatisierte Status-Checks von Lieferanten-Rechnungen mit Mail-Antworten
- Prüfung von Zeiterfassungen
- Regelmäßige Prüfung von Kreditlimits
- Aktualisierung von Projekten bei Mitarbeiter-Offboarding
- Regelmäßige Stammdatenaktualisierung aus Excel oder anderen Systemen
- Extraktion von Informationen aus Systemen, wie z.B. G/L Account line items
Fazit: Anwendungsmöglichkeiten und Einsparungspotentialen lassen sich in vielen Bereichen finden
iRPA-Technologien ermöglichen die Beseitigung von manuellen Tätigkeiten in vielen Prozessen, wodurch Einsparungspotentialen für Unternehmen entstehen. Sinnvoll ist der Start mit wenigen Prozessen, also der Einführung der iRPA-Technologie als Minimum Viable Product. Nach erfolgreicher Einführung können iRPA-Technologien sehr schnell skaliert und weitere Prozesse nachgezogen werden.