Der nächste Schritt in Richtung Digitalisierung: iRPA
In vielen Unternehmen ist die Automatisierung seit vielen Jahren unter den wichtigsten Investitionsthemen. Gartner stuft die intelligente robotergesteuerte Prozessautomatisierung (iRPA) durch Robotics Process Automation (RPA) mit künstlicher Intelligenz (KI), unter dem Namen ‚Hyperautomation‘, sogar als strategischen Top-Technologietrend 2020 ein. Lünendonk stuft das Thema in ihrer Sonderanalyse als eine der Top-Investitionsthemen ein und verdeutlichen dadurch den hohen Stellenwert in Unternehmen. In der Lünendonk-Sonderanalyse ist ersichtlich, dass einige IT-Leiter und CIOs in deutschen Unternehmen bereits erfolgreich iRPA einsetzen. Viele weitere planen bereits mit einem Einsatz. Use Cases für den Einsatz sind in nahezu allen Funktionsbereichen zu finden. Dazu zählen bspw. Verwaltungstätigkeiten im Bereich Rechnungswesen, Auftragsbearbeitung, Bestellwesen oder im Risk- und Compliance-Bereich.
Einige Nutzenpotenziale durch Automatisierungen mit iRPA
iRPA automatisiert Prozesse durch die Verwendung von Systemschnittstellen (APIs) und grafischen Benutzeroberflächen. Dabei werden Eintragungen und Interaktionen mit den Benutzerdialogen der grafischen Benutzeroberflächen in derselben Weise vorgenommen wie es Mitarbeiter vornehmen würden. Somit kann es entweder zum persönlichen Assistenten werden oder bestimmte Prozessteile komplett übernehmen. Eine zusätzliche Integration von KI-Services wie z.B. einem OCR-Scan oder vielen weiteren Modellen des maschinellen Lernens (ML) erlauben die Verwendung von unstrukturierten Daten und die Ableitung von intelligenten Entscheidungen in bestimmten Prozesssituationen. Ziel ist dabei die Integration von heterogenen Systemen wie ERP-Systemen, externen Webportalen, System Eigenentwicklungen oder zusätzlichen Dokumenten wie E-Mails, Rechnungen, Excel-Dateien oder sogar sozialen Medien in einer Prozessautomatisierung. Dazu zählt bspw. das Anlegen von Bestellungen, die Pflege und Prüfung von Lieferantenstammdaten oder die Begleichung von Rechnungen.
Der Einsatz von iRPA kann durch verschiedene Kriterien sinnvoll sein und könnte einen oder mehrere der folgenden Punkte umfassen:
- Einige manuelle und repetitive Schritte in Prozessen
- Viel Zeit und Aufwand zur manuellen Bearbeitung gefordert
- Hohe Fehleranfälligkeit
- Hohe Folgekosten bei Fehlern
- Hohes Volumen von Prozessdurchführungen
- Mehrere Systeme involviert
- Durchgängige Verfügbarkeit ist gefordert
- Workaround für native Integrationen ist gefordert
Durch erfolgreiche Automatisierungen mit iRPA können verschiedene Nutzen generiert werden. Die Qualität in der Durchführung der Prozesse sowie die Durchlaufzeiten zählen dabei zu den wichtigsten Faktoren. Bei manuellen und repetitiven Prozessen können Fehler auftreten, wodurch auch je nach Prozess zusätzliche Kosten entstehen. Durch die Verwendung von iRPA in der Prozessausführung können diese Fehler beseitigt werden, wodurch eine Qualitätsverbesserung entsteht. In Prozessen mit hohem Bearbeitungsaufwand kann die Automatisierung zudem zu schnelleren Durchlaufzeiten führen, was zusätzliche Kosteneinsparungen herbeiführt. Dabei werden Mitarbeiterkapazitäten zur manuellen Bearbeitung abgelöst. Diese können sich dadurch auf höherwertigere Tätigkeiten und komplexere Prozesse fokussieren. Durch den Einsatz von iRPA in der Kundeninteraktion, wie z.B. durch automatisiertes Abrufen von Kundendaten während des Telefonats mit dem Kunden oder der automatisierten Antwort von Anfragen per E-Mail, kann die Kundenzufriedenheit gesteigert werden. Antworten können dabei schneller auf Basis der Informationen in den Systemen erfolgen.
SAP Intelligent RPA – beliebig skalierbare Automatisierung
Moderne iRPA-Software wie SAP Intelligent Robotics Process Automation (SAP Intelligent RPA) bieten dazu eine Kombination aus On-Premise- und Cloud-Tools, um Automatisierungen zu entwickeln, testen, deployen, auszuführen und orchestrieren. Die Entwicklung, Tests und Ausführung der Automatisierungen können dabei über die On-Premise-Tools vorgenommen werden. Zur Entwicklung wird das SAP Intelligent RPA Desktop Studio verwendet, welches über eine integrierte Entwicklungsumgebung für Automatisierungen verfügt. Tests und Ausführungen werden durch die Software-Komponente SAP Intelligent RPA Desktop Agent vorgenommen. Diese kann Automatisierungen sowohl im Hintergrund (unattended) als auch aktiv gesteuert im Vordergrund ausführen (attended). Das gesteuerte Deployment, geplante Ausführen und Überwachen wird über das entsprechende Cloud-Tool SAP Intelligent RPA Cloud Factory vorgenommen. Dazu werden fertige Projekte als Paket exportiert und in die Cloud Factory geladen. Diese Pakete werden darin für die Ausführung konfiguriert. Erfolgreich eingeführte Automatisierungen können anschließend ganz nach persönlichem Bedarf skaliert werden. Durch die mögliche Integration von APIs und KI-Services ermöglicht SAP Intelligent RPA die Realisierung vieler verschiedener Automatisierungsszenarien. Zudem ermöglichen von SAP zur Verfügung gestellte vorgefertigte Automatisierungs-Szenarien auf Basis von Best-Practice-Prozessen einen schnellen und einfachen Einstieg.
Fazit: Branchenunabhängig und hohe Nutzenpotenzialen
Prozesse, die zur Automatisierung geeignet sind, lassen sich unabhängig von der Branche in vielen Funktionsbereichen finden. Funktionsbereiche, in denen bereits einige beispielhafte Prozesse automatisiert wurden, sind Vertrieb, Einkauf, HR, Kundenmanagement, IT, Rechnungswesen/Controlling und Compliance. Die kombinierte Verwendung von APIs und grafischen Benutzeroberflächen zur Automatisierung im Zusammenspiel mit KI-Services machen iRPA breit einsetzbar und ermöglichen eine starke Komponente als Fortschritt der Digitalisierung. So können per E-Mail eintreffende Rechnungen bspw. direkt automatisiert ausgelesen, die Informationen extrahiert und in die entsprechenden Systeme geladen werden. Neben Einsparungen von Zeit und Kosten, können Fehler reduziert und Verfügbarkeiten erhöht werden.