Woher kommt dieser Ansatz und was verbirgt sich dahinter?
In jüngster Zeit erfährt der Ansatz der intelligenten robotergesteuerten Prozessautomatisierung (iRPA) durch Integration heterogener Systeme und Anwendung intelligenter Dienste vermehrt Interesse. Doch wo kommt dieser Ansatz her und was verbirgt sich dahinter?
Die digitale Transformation, mit der immer digitaler werdenden Welt, stellt Unternehmen zunehmend vor die Herausforderung der Veränderung: von Produkten, Dienstleistungen, Prozessen und Geschäftsmodellen. Wo früher Algorithmen und Daten in den Unternehmen kaum eine Rolle gespielt haben, dominieren sie heutzutage das Tagesgeschäft der Unternehmen und sind durch die Digitalisierung Grundlage vieler Geschäftsprozesse. Zudem werden viele Technologien und Forschungsthemen so ausgelegt, dass langfristig gesehen das Unternehmen der Zukunft intelligent und größtenteils autonom agieren kann. Durch diesen rasanten Wandel müssen die Prozesse permanent an die neuen Technologien und Systemlandschaften adaptiert werden, um eine möglichst hohe Automatisierung zu erreichen.
Die Anwendung von IT-Lösungen findet in den Fachbereichen statt, weshalb zunehmend Budgets aus den Fachbereichen für IT-Projekte kommen. Oftmals erfolgen diese IT-Projekte ohne Abstimmung einer gesamtheitlichen Unternehmens-IT-Architektur und bewirken dadurch häufig Systembrüche und Prozessdiskrepanzen. Die komplexen IT-Architekturen beinhalten eine Vielzahl von Technologien, Produkten, Eigenentwicklungen, Konfigurationen und Schnittstellen, die in bis zu tausenden betriebswirtschaftlichen Anwendungssystemen Umsetzung finden. Um die Digitalisierung in Unternehmen voranzutreiben, genügt es daher nicht, nur neue Systeme einzuführen, sondern vielmehr muss die effektive Bearbeitung der Geschäftsprozesse gewährleistet werden. Das Sicherstellen von effizienten Prozessen und deren effektiver Nutzung ist die große Aufgabe der Unternehmen, die aber durch die komplexen Systemlandschaften erschwert wird. Abhilfe schafft Unterstützung durch Automatisierung. Findet neben der Verwendung von heterogenen Systemen in den Prozessen zusätzliche Verarbeitung von Medien oder Dokumenten wie E-Mails oder Excel-Dateien statt, so können selbst moderne ERP-Systeme wie SAP S/4HANA keine vollständige Automatisierung abbilden und der Bedarf nach zusätzlicher Automatisierung nimmt zu.
Prozessautomatisierungs-Systeme schaffen Abhilfe
Business-Process-Management-Systeme (BPMS), die sich im Bereich der Automatisierung in der Vergangenheit in einigen Unternehmen etabliert haben, gestalten die Prozesse über ein Prozessmodell, das bei der Ausführung die Weiterreichung von Daten an die einzelnen Aktivitäten koordiniert. Je nach Ausprägung des Prozesses beinhalten diese Modelle Aufrufe von Programmierschnittstellen (APIs), Web Services oder ähnliche Technologien für die Integration von verschiedenen Backend-Systemen. Aber dadurch können BPM-Systeme nicht selbstständig von Experten aus den Fachbereichen aufgesetzt werden, sondern benötigen Unterstützung von IT-Experten. Die Entwicklung und Integration von fehlenden APIs ist zudem oftmals aufwendig, komplex und bei externen Systemen manchmal sogar nicht realisierbar. Mitarbeiter fungieren dann oft als Bindeglied zwischen den Systemen, um die Systembrüche ohne APIs zu lösen. Dadurch werden die Mitarbeiter zusätzlich belastet.
Neben BPM-Systemen ist im Kontext der Automatisierung der Ansatz der Robotic Process Automation, zu Deutsch: robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA), immer stärker im Fokus der Unternehmen, um die auftretenden System- und Medienbrüche kosteneffizient zu überwinden und, die Prozesse möglichst stabil zu halten und Mitarbeiter zu entlasten. RPA ist, im Gegensatz zu BPMS, ein Softwareprogramm, das, neben der Verwendung von APIs, orchestrierte Interaktionen mit grafischen Benutzeroberflächen (UIs) der Systeme übernimmt. Dadurch können Mitarbeiter in ihren täglichen Geschäftsprozessen unterstützt oder von diesen sogar komplett entlastet werden. RPA eignet sich im Allgemeinen gut für Prozesse mit strukturierten, repetitiven und nach eindeutigen Regeln definierbaren Arbeitsschritten. Typische Aufgaben umfassen das Suchen, Sammeln, Zusammenfassen und Aktualisieren von Daten durch die Verwendung mehrerer Systeme.
Die Systemintegration über UIs ist nichts Neues. Sogenannte Screen-Scraping-Tools haben es bereits ermöglicht, Daten aus Bildschirmdialogen abzugreifen. Diese haben Aufgabenfelder allerdings durch pixelgenaue statische Angaben erfasst, was sehr fehleranfällig sein kann. RPA-Lösungen erfassen diese auf Basis der logischen Struktur der UIs und sind somit robuster gegenüber Änderungen in den UIs. Zusätzliche Eigenschaften wie die Integrationsmöglichkeit von APIs machen diese Lösungen zudem mächtiger und flexibler.
Erweiterte Konzepte von RPA
Dennoch reichen einfache Konzepte von RPA nicht aus, um die Geschäftsprozesse auch zukünftig ausreichend zu unterstützen. So werden die Bearbeitung von unstrukturierten Daten, Auswertung natürlicher Sprache und Analyse von Nutzerverhalten für einen nachgelagerten Lernprozess maßgeblich für die Etablierung von zusätzlicher Prozessautomatisierung im Unternehmensumfeld . Am Markt wird unter dem Begriff der intelligenten Prozessautomatisierung oder auch intelligenten robotergesteuerten Prozessautomatisierung (iRPA) die Bündelung von Komponenten, Tools und Technologien zur Automatisierung zusammengefasst. Darin ist RPA die Kernkomponente, unterstützt durch die Anwendung und Integration künstlicher Intelligenz (KI). Dadurch können bspw. unstrukturierte Daten (wie Soziale-Medien-Daten, Bilder oder Videodateien) verwendet werden oder Kundenanfragen in Customer Service Centern automatisiert beantwortet werden.
Im Kontext von iRPA wird KI insbesondere durch die Anwendung von Natural Language Processing (NLP), Optical Character Recognition (OCR), maschinellem Lernen (ML), Process Mining und Analytics integriert. Hierbei wird mithilfe von NLP und OCR natürliche Sprache aus Bildern, Dokumenten oder Chatverläufen interpretiert und in ein strukturiertes Format gebracht. ML unterstützt darüber hinaus den fortlaufenden Lernprozess und lässt unter anderem die Integration von Vorhersagen und Klassifizierungen zu. In fortgeschrittenen Konzepten werden zudem Automatisierungspotentialen durch Process Mining Anwendungen erkannt und Resultate der Prozesse durch Analytics gemessen.
Breite Anwendungsmöglichkeit mit hohen Nutzenpotentialen
In einer Lünendonk-Sonderanalyse gaben befragte Manager aus verschiedenen Unternehmen an, dass sich relativ branchenunabhängig durch iRPA ca. 30 % der Prozesse automatisieren lassen. Use Cases dazu finden sich in vielen Fachbereichen. So können bspw. fachbereichsübergreifend Order-To-Cash-Prozesse, Purchase-To-Pay-Prozesse oder On- und Offboarding-Prozesse automatisiert werden. Durch den Einsatz von iRPA lassen sich insbesondere Mitarbeiterkapazitäten auf höherwertigere Prozesse verlagern, was durch die Einsparung von manueller Bearbeitung auch eine Kostensenkung bewirkt. Zudem lässt sich durch die stets exakte Abarbeitung einer Automatisierung eine Qualitätsverbesserung aufzeigen. Prozesse können je nach Use Case auch schneller abgearbeitet und skaliert werden und gewährleisten bei Bedarf eine durchgehende Verfügbarkeit. Durch Dokumentation einer Historie von sämtlichen Abarbeitungsschritten mit herbeigeführten Zuständen unterstützt iRPA ebenso die Compliance.
Fazit: Durch iRPA können Unternehmen mit vielen End-to-End Prozessen profitieren
Viele End-to-End-Prozesse beinhalten repetitive und manuelle Tätigkeiten. Insbesondere bei der Verwendung von mehreren heterogenen Systemen und zusätzlichen Dokumenten kann iRPA mit einer zusätzlichen Automatisierung Abhilfe schaffen und diese System- und Medienbrüche überwinden. Dadurch lassen sich insbesondere Kosten- und Zeiteinsparungen aber auch Qualitätsverbesserungen für Unternehmen erzielen. Vergleichsweise schnelle Einführungszeiten und breitere Anwendungsmöglichkeiten lassen iRPA-Konzepte zudem attraktiver gegenüber alternativen Konzepten erscheinen. Dennoch gelingt die Umsetzung von iRPA-Konzepten als weiterer Schritt für die digitale Transformation nur durch Zusammenwirken der IT-Abteilungen mit den Fachabteilungen. So unterstützen IT-Abteilungen bei der Einführung von iRPA-Konzepten, wohingegen Fachabteilungen das Prozesswissen in die Automatisierungen einfließen lassen.