Change Management im Rahmen der virtuellen Zusammenarbeit in SAP Projekten
Seit mehreren Monaten treffen wir uns in vielen Projekten nicht mehr persönlich, sondern nur noch online. Vieles kann über die Distanz trotzdem gut organisiert und umgesetzt werden. Jedoch fehlt gerade im Change Management der direkte Kontakt zu den Mitarbeitern, Teammitgliedern und der Zugang zur aktuellen Stimmung im Bezug auf das Projekt. Also welche Hilfsmittel und Best Practice Ansätze können eingesetzt werden, um trotz der Umstände eine professionelle Change-Begleitung zu gewährleisten?
Etablierung von informellen Gesprächsrunden
Gerade im Change Management ist die informelle Kommunikation von zentraler Bedeutung, um einen Eindruck über den Erfolg von Change Maßnahmen und die derzeitige Stimmungslage gewinnen zu können. Damit dieser Informationskanal nicht verloren geht, helfen regelmäßig stattfindende Online-Gesprächsrunden. In Form einer „virtuellen Kaffee- oder Mittagspause“ können Mitarbeiter und Key User in lockerer und ungezwungener Atmosphäre zusammen kommen. Neue Kommunikationstools wie Wonderme, ermöglichen eine verbesserte Vernetzung mit anderen Kollegen und mehr Dynamik im gegenseitigen Austausch. Damit können unerwartete Gespräche und zufällige Begegnungen im virtuellen Raum gefördert werden. Wir pflegen in unseren SAP-Projekten solche Gesprächsrunden in die Projektarbeit mit ein, damit sich die Mitarbeiter und Team-Mitgliedern trotz der Distanz gut abgeholt fühlen und den Bezug zum Projekt nicht verlieren.
„Kamera an!“
Die Fülle an Telefonkonferenzen und Online-Meetings ist weiter angewachsen. Zur Förderung der zwischenmenschlichen Verständigung kann das Einschalten der Kamera schon vieles erleichtern. Erstens bekommt man ein direktes Feedback durch die Mimik seines Gegenübers angezeigt. Dadurch wird der mitschwingenden Unterton besser wahrgenommen und man kann entsprechend darauf reagieren. Zweitens schafft das Einschalten der Kamera auch Vertrauen, Transparenz und Wertschätzung. Ich signalisiere meinem Gegenüber damit, dass ich mich voll und ganz auf ihn konzentriere und mir sein Anliegen wichtig ist.
Mehr Sensibilität in der Kommunikation
Eine besondere Herausforderung liegt in der Kommunikation auf Distanz. Im Face-to-Face Kontext kann ich mir spontan Verständnis und Feedback einholen. In der digitalen Kommunikation gelingt dies nicht immer so selbstverständlich. Missverständnisse und daraus entstehende Konflikte können die Folge sein. Daher gilt, sich bewusst zu vergewissern, wie eine Botschaft verstanden wurde. Denn eine Nachricht kann von 10 Personen auch 10-mal unterschiedlich interpretiert werden. Aus diesem Grund sollten regelmäßig stattfindende Feedback und Status-quo-gespräche fest implementiert werden. Darüber hinaus kann ein Leitfaden zum Umgang mit der digitalen Kommunikation den Teammitgliedern an die Hand zu gegeben werden, um mögliche „Fallstricke“ vorbeugen zu können. Eine dokumentierte Teamvereinbarung hilft die Spielregeln in der Zusammenarbeit festzulegen. Darin geht es sowohl um den Umgang mit Urlaub, Zu spät-Kommen bei Besprechungen, die richtige Wahl des Kommunikationskanals, als auch um die Meldung von Änderungen, usw. Die genaue Festlegung auf bestimmte Regeln bestimmt die Gruppe selbst.
Das Change Management von Nagarro stellt passende Kommunikations-Guidelines für Ihr Projekt zur Verfügung und steht Ihnen mit Best-Practice Empfehlungen zur Gestaltung der virtuellen Zusammenarbeit zur Seite. Mittels unserer Kommunikationsmatrix behalten wir den Überblick über die Informationsflüsse im Projekt.
Chat Gruppen
Um den einzelnen Teams (Change Agenten, Key Usern , usw…) abseits der Besprechung einen direkteren und spontanen Austausch anbieten zu können, empfiehlt es sich Chat Gruppen einzurichten. Dies kann über Teams, als auch über andere unternehmensinterne Plattformen ablaufen. Es gibt noch weitere Tools wie Howspace, die eine personalisierte Kommunikations- und Kollaborationsplattform mit mehreren Funktionen bereitstellen, wie eigene Umfragen zu generieren oder Aufgaben zu organisieren. Wichtig an dieser Stelle: Schulen Sie die Teams im Umgang mit solchen Kommunikationsmitteln und stellen Sie klar, dass wichtige und komplexe Themen besser im direkten Gespräch, als über Textnachrichten besprochen werden sollten.
Falls Ihre Mitarbeiter solche Kommunikationsmittel bisher kaum nutzen, führen auch wir von Nagarro gerne einen Onboarding Kurs mit Ihnen durch, bei dem Ihre Mitarbeiter das Ganze austesten können.
Virtuelle Coaching Sessions
Mit Veränderungsprozessen sind auch Unsicherheiten und Ängste verbunden. Nicht alle wollen die Veränderung mit tragen. In solchen Sessions geht es dann um die Sensibilisierung für den Umgang mit solchen Themen und welche Strategien in diesem Zusammenhang helfen können. Gemeinsam mit den Projektleitern und Change Agenten können dann konkrete Maßnahmen festgelegt werden. Aber auch andere Themen wie Problematiken im Umgang mit Home-Office wie Trennung von Arbeit und Privatleben oder Zeitmanagement können in solchen Sessions besprochen werden. Ziel sollte sein, gemeinsam Strategien mit den Betroffenen zu erarbeiten, um die Arbeit im Projekt zu erleichtern.
In unseren SAP-Projekten stehen wir dabei Projektleitern und unternehmensinternen Change Managern beratend zur Seite, besprechen und bewerten die aktuelle Situation und entwickeln gemeinsam passende Maßnahmen im Umgang mit Widerstand und Unsicherheiten.
Virtuelle Kick -off Veranstaltungen, Workshops und Schulungen
Generell gilt hier: Genügend Interaktionsmöglichkeiten anbieten. Dabei ist der Kreativität keine Grenzen gesetzt, wie soziometrische Aufstellungen über ein virtuelles Whiteboard, oder Abstimmungen zu Entweder-oder Fragen (Meer oder Berge, Bier oder Wein, usw.). Im virtuellen Format sollte ein Workshop nicht viel länger als 4 Stunden angesetzt werden, da hier die Steuerung der Konzentrationsfähigkeit nur bedingt gelingen kann. Um gemeinsam Ideen im virtuellen Raum zu erarbeiten, existieren bereits einige Tools, die wie ein Whiteboard funktionieren (Bsp. Mural, Lucidchart, Conceptboard, usw.). Wichtig wie auch bei Präsenzveranstaltungen ist die Dokumentation und Weiterleitung der Ergebnisse. Wenn gewünscht kann die Online-Veranstaltung auch aufgezeichnet und anschließend an die Teilnehmer versendet werden.
Tipp zur interaktiven Gestaltung von Online-Schulungen: Um die Motivation und Aufmerksamkeit in solchen Trainings aufrecht zu erhalten, eignen sich Quizz Tools wie Kahoot!. Damit wird der Inhalt der Schulung auf eine spielerische Art und Weise nochmals abgefragt und die Teilnehmer können Punkte sammeln. Das fördert nicht nur den Spaßfaktor, sondern auch die Überprüfung der Wissensvermittlung. Solche Quizz-Formate können aber auch bei Präsenzveranstaltungen eingesetzt werden.
Mit unserer Train-the-Trainer Fortbildung vermitteln wir von Nagarro auch Wissen rund um die Gestaltung von Online-Trainings, wo wir auf geeignete Methoden, Konzepte und Tools zum Aufbau solcher Trainings eingehen.
Umfragen nutzen
Um ein quantifizierbares Stimmungsbild über die aktuelle Projektsituation zu bekommen, können Umfragen helfen. Dabei kann sich das Management auch Feedback über die aktuelle Lage im Umgang mit Homeoffice einholen, um darauf abgestimmte Hilfestellungen anbieten zu können. SAP bietet entsprechende Softwareprodukte wie Qualtrics zusätzlich zu ihren Systemen an, mit denen solche Umfrage entwickelt werden können. Mehr zum Thema Nutzung von Qualtrics im Rahmen der Mitarbeiterbindung findet man bei SAP.
Eine Online-Betriebsversammlung mit Q&A Sessions als Event/ Roadshow Format
Die Online Betriebsversammlung eignet sich gut, um Informationen zum Projekt einem breiten Publikum vorstellen zu können. Hierbei können auch jene Mitarbeiter abgeholt werden, die nicht im Projekt fest eingebunden sind. Und hier sollte die Möglichkeit geschaffen werden, direkt Fragen an die Projektleiter stellen zu können. Um ein höheres Bewusstsein und Interesse für die Veranstaltung zu kreieren, kann der Vortrag als Event umgesetzt werden. Beispielsweise können kleine Lunchpakete, mit dem dazugehörigen Projektlogo und ein Flyer mit den Projektzielen zu den Mitarbeitern nach Hause geschickt werden. Dies setzt voraus, genügend Zeit und Budget für das Thema in der Online-Betriebsversammlung zu bekommen. Falls die Möglichkeit besteht, kann daraus eine Sonder-Veranstaltung konzipiert werden, die sich nur dem Projekt widmet. Die Absprachen mit dem Marketing Team sollten daher möglichst frühzeitig getroffen werden.
Solche größeren Kommunikationsformate planen wir entsprechend in das Change Konzept mit ein, und unterstützen dabei sowohl in der Organisation und Planung als auch Umsetzung.
Wie man sieht gibt es viele Möglichkeiten, um Veränderungsprozesse auch in der virtuellen Zusammenarbeit produktiv begleiten zu können. Die Zahl an neuen digitalen Kollaborationsmöglichkeiten steigt immer weiter an und einige dieser Systeme werden auch kostenlos angeboten.
Braucht es dann überhaupt noch den persönlichen Kontakt?
Auf jeden Fall! Es gibt viele Themenbereiche, wo die virtuelle Zusammenarbeit an ihre Grenzen stößt. Manche Gespräche lassen sich nur persönlich unter vier Augen richtig klären. Auch leben viele Workshopformate vom direkten persönlichen Kontakt, den man im virtuellen Raum so nicht schaffen kann. Besonders wenn es darum geht, mittels Kreativitätstechniken neue Ideen zu generieren, die beispielsweise in Design-Thinking Workshops zum Einsatz kommen. Außerdem kann man sich bei klassischen On-Site Workshops, anders als bei Remote-Veranstaltungen, einen ganzen Tag lang nur einem Thema widmen.
