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Fachbereiche – Einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren für Ihre Systemeinführung

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Inhaltsverzeichnis

„Wer bin ich und wenn ja wie viele?“ Diesen Satz kennt man bereits aus einem der bekanntesten Bücher von Richard David Precht. Aber was hat dieser Satz mit dem Thema Fachbereich zu tun? Wenn man sich vor Augen führt welche unterschiedlichen Aufgaben, Funktionen und Rollen durch den Fachbereich im Rahmen der Systemeinführung wahrgenommen werden, wird dies schnell klar.

Nachfolgend soll ein genauer Blick auf die Rolle des Key Users der Fachbereiche geworfen werden und herausgearbeitet werden, welche unterschiedlichen Anforderungen dabei an diese gestellt werden. Dabei ist uns klar, dass im Rahmen einer Projektorganisation und auch abhängig vom Projektumfang sich diese Definition von Unternehmen zu Unternehmen unterscheiden kann.

Key User als …

…Botschafter für die Veränderung

In diesem Bereich arbeiten Key User eng mit dem verantwortlichen Change Manager zusammen. Hierbei ist besonders die soziale Integration im Unternehmen ein wichtiges Kriterium für diese Rolle. Die Verantwortlichen sollten eine gewisse Stellung und Anerkennung im Unternehmen besitzen, um eine im Sinne des Projekts wünschenswerte Meinungsführerschaft im Unternehmen generieren zu können. Besonders herauszustellen sind dementsprechend auch kommunikatives Geschick und Empathie. Sie sorgen in diesem Bereich für den kontinuierlichen Informationsfluss im Unternehmen und stellen die Weichen für eine gute Vorbereitung auf die Schulungen und den Go-Live, indem sie Argumente für Entscheidungen weitertragen und Schulungsbedarfe der unterschiedlichen Arbeitsbereiche analysieren.

…Gestalter (Fach-Designer) an der Systemlösung

Dies ist die klassische Rolle, die Key Usern in Systemeinführungen einnehmen. Hier steht ihr fachliches Wissen und Expertise aus dem operativen Tagesgeschäft im Vordergrund. Sie arbeiten eng mit den Projektverantwortlichen zusammen, damit die neue Lösung die unternehmensinternen Prozesse bestmöglich widerspiegelt und integriert. Aber auch in dieser Rolle sollten sie neben ihrer Fachkompetenz auch eine hohe Aufgeschlossenheit für Neuerungen besitzen und Weitblick für bereichsübergreifende Prozesse mitbringen. Andernfalls ist die Gefahr groß, dass gegensätzliche Erwartungen aufeinandertreffen, die ein ganzheitliches System nicht abdecken kann.

…Tester des Systems

Die Softwaretestung stellt ebenfalls einen wichtigen Arbeitsbereich von Key Usern dar. In diesem Gebiet entwickeln sie Testszenarien, führen Tests durch (Integrations-, User Acceptance und Release-Tests) und erstellen Prozessdokumentationen. Dieser Bereich erfordert eine analytische Herangehensweise, eine hohe IT-Affinität und ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten. Sie sollten hierzu möglichst früh im Projekt abgeholt werden, damit sie sich schnell mit dem neuen System und den notwendigen Tools zur Testdurchführung und Dokumentation vertraut machen können. Dabei sollte ein gut durchdachtes Onboarding in Form von Schulungen rechtzeitig miteingeplant werden.

…First Level Support in der Hypercare-Phase

Nach Produktiv-Start treten trotz Schulungen, Informationen und Dokumentationen oftmals noch die „typischen“ Anwenderfehler auf. Durch den Wissensvorsprung der Key User können solche Probleme in der Hypercare-Phase aufgenommen und wenn möglich bereits im Vorfeld gelöst werden. Falls das Problem tiefer liegt, übernehmen sie manchmal auch die Erstellung von Tickets an das IT-Service Desk, damit eine klare Beschreibung des vorliegenden Problems gewährleistet werden kann.

Sie leiten unter anderem auch Change-Requests an das Entwicklerteam weiter, die nach und nach perspektivisch in die Lösung integriert werden sollen.

Hier steht ihre fachliche als auch technische Expertise im Vordergrund.

…Trainer

Ebenfalls ein beliebter Fall im Unternehmen, Key User als interne Trainer einzusetzen. Nach der sogenannten Train-the-Trainer Methode werden die ausgewählten Mitarbeiter als Trainer ausgebildet, die sich um die Wissensvermittlung innerhalb des Unternehmens kümmern. Dabei zählen auch wiederum Empathie, zwischenmenschliches Geschick und didaktische Fähigkeiten. Darüber hinaus kennen die Key User sich besser aus, wenn es um die Befindlichkeiten und Sorgen der einzelnen Mitarbeiter geht, und können sich entsprechend auch besser auf diese einstellen und vorbereiten im Vergleich zu externen Trainern.

Da Key User bereits vor Go-Live auch mit anderen Aufgabenschwerpunkten, wie Testabnahmen und Prozessdokumentationen beschäftigt sind, werden Sie auch häufig erst nach Produktivstart als Trainer für Nachschulungen oder auch für das Onboarding von neuen Mitarbeitern eingesetzt.

Welche Rahmenbedingungen sind notwendig?

Insgesamt lässt sich anhand der Rollen und Aufgaben bereits erkennen, dass auf diese Mitarbeiter einiges an neuen Arbeitsaufwänden hinzukommt, die auch über den Go-Live hinausgehen. Daher sollte zum einen vertraglich festgelegt werden, für welchen Zeitraum die Mitarbeiter im Projekt tätig sein werden und ihnen genügend Freiraum einzuräumen, damit sie ihre Aufgaben erfüllen können.

In manchen Projekten macht es auch Sinn, Mitarbeiter für den Projekt-Zeitrahmen ganz aus dem Tagesgeschäft abzustellen, wenn Sie beispielsweise an mehreren Standorten die Schulung übernehmen sollen. Insbesondere sollten die möglichen Einsatzbereiche diskutiert und die Komplexität der Aufgabeninhalte abgewogen werden.

Darüber hinaus sollten sie genügend Unterstützung in Form von Weiterbildungen und Workshops erfahren, damit sie ihre neuen Rollen und Aufgaben auch kompetent und souverän ausführen können. Die Würdigung dieser besonderen Tätigkeit sollte nicht zu kurz kommen und zu Beginn im Projektteam definiert werden.

Warum sollte man als Mitarbeiter da mitmachen?

Durch die Übernahme einer solchen Tätigkeit bekommen Mitarbeiter die Chance sich sowohl fachlich als auch persönlich weiterzuentwickeln, neue Kompetenzen aufzubauen und nützliche Kontakte zu knüpfen. Gerade in Corona-Zeiten stelle ich fest, dass viele Mitarbeiter trotz der Mehraufwände und dem Fernbleiben von zu Hause die Abwechslung auch sehr schätzen. Sie lernen das eigene Unternehmen aus einer anderen Perspektive kennen, an welchen Standorten besondere Herausforderungen existieren und wie die eigenen Kollegen mit dem neuen System umgehen.

Um ein passendes Key User Konzept zugeschnitten auf ihr Projekt aufzubauen, stehen wir von Nagarro ES mit unserer Expertise zur Verfügung und erarbeiten gemeinsam mit Ihnen Möglichkeiten der Einsatzbereiche, der Rekrutierung und notwendigen Rahmenbedingungen.

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