Unser Produkt maiConnect für SAP S/4HANA ist eine serverbasierte Groupware-Integration zwischen SAP S/4HANA und Microsoft Exchange.
Mit maiConnect für S/4HANA können Aufgaben, (wiederkehrende/private) Termine, Kontakte und zugehörige Notizen sowie Anhänge zwischen dem eigenen Postfach und SAP S/4HANA in Echtzeit synchronisiert werden. Egal, welches Gerät verwendet wird, maiConnect für S/4HANA sorgt für eine reibungslose Synchronisation auf Laptops, Handys, Tablets und sogar Smartwatches.
Die Applikation ist auf den Servern der SAP Business Technology Platform (BTP) in Deutschland installiert und läuft für den Benutzer komplett im Hintergrund. Alle Daten aus SAP S/4HANA (Customer Management Modul) sind somit zu jeder Zeit synchron mit den Exchange-Daten und jeder Benutzer kann selbst entscheiden, mit welchem System er vorrangig arbeiten möchte.
Systemlandschaft
Die Applikation maiConnect S/4HANA läuft auf der SAP BTP und kommuniziert von dort über den Cloud Connector mit dem onPremise Server der SAP bzw. dem Microsoft Exchange Server oder der Cloudversion Microsoft 365. Es ist ebenfalls möglich, mehr als ein Groupware-System mit maiConnect zu verbinden. Dies ist gerade für große Unternehmen mit verschiedenen Zweigstellen auf der ganzen Welt entscheidend. Änderungen an zu synchronisierenden Objekten sowohl auf Seiten von S/4HANA als auch in Exchange, werden über Notifikationen an die SAP BTP gesendet, dort evaluiert und über gesicherte REST Calls in das entsprechend andere System repliziert.
Dies bedeutet, dass nach einer Änderung (beispielsweise eines Termins in S/4HANA) sofort eine Benachrichtigung an die maiConnect Applikation auf der SAP BTP gesendet wird. Diese wird verarbeitet und daraufhin geprüft, ob eine Synchronisation stattfinden muss. Ist dies der Fall, wird über die Standardschnittstelle von Microsoft (EWS/Graph API) der Termin im entsprechenden Postfach angelegt, geändert bzw. gelöscht. Ändert ein Benutzer einen Termin, Kontakt oder eine Aufgabe auf seinem Laptop, Tablet oder einem anderen Endgerät, wird von dem Microsoft Server in Echtzeit eine Benachrichtigung an die SAP BTP gesendet. Dort wird das Objekt wiederum für die Synchronisation bearbeitet und dann über die gesicherte Schnittstelle der SAP, dem Cloud Connector, an den SAP S/4HANA Server gesendet. Alle Informationen zu maiConnect gibt es auch auf unserer Webseite.
Einrichtung
Ein SAP onPremise System ist für jeden Kunden unterschiedlich konfigurierbar, so dass alle Prozesse individuell an die Ansprüche des Kunden angepasst werden können. Deshalb ist auch maiConnect in der Lage, auf verschiedene Szenarien der unterschiedlichsten Branchen im CRM-Bereich einzugehen. Nicht jeder Kunde möchte alle Termine in beiden Systemen pflegen oder sensible Daten aus dem S/4HANA System in alle Postfächer der Kollegen verteilen. Genau dies kann in unserem Administrations Tool, welches ebenfalls auf der SAP BTP gehostet wird, eingestellt werden. Dort werden die Benutzer hinterlegt, die maiConnect benötigen. In den meisten Fällen sind dies Kollegen aus dem Vertrieb, Marketing oder Support. Ist maiConnect einmal konfiguriert, kann jeder Benutzer in dem System seiner Wahl seine Termine, Aufgaben und Kontakte bearbeiten und kann sich sicher sein, dass diese ins jeweils andere System repliziert werden. Somit werden Übertragungsfehler vermieden und wertvolle Zeit der Mitarbeiter gespart, die in eine noch bessere Kundenbindung einfließen kann. Trotzdem sind alle wichtigen Daten in beiden Systemen für Analysen und Folgevorgänge verfügbar und doppelte Daten werden vermieden.
Synchronisation von Aktivitäten
Die Synchronisation von Terminen und Aufgaben ist für viele Benutzer im Außendienst von hoher Priorität. Viele arbeiten ausschließlich mit dem Laptop, Handy oder Tablet, um ihre Termine und Aufgaben von unterwegs zu überprüfen. Oft bekommen zum Beispiel Servicemitarbeiter ihre Termine von Kollegen aus dem Büro eingestellt. Diese arbeiten direkt mit dem S/4HANA System. Dann ist es wichtig, dass alle Termine des Servicetechnikers im S/4HANA gepflegt sind, obwohl dieser nur seinen Outlook-Kalender auf dem Laptop oder Handy benutzt. So werden Doppelbuchungen vermieden und der Servicetechniker ist über jeden neuen Termin und jede neue Aufgabe direkt informiert. Zu diesem Zweck können auch private Termine oder Serientermine aus dem Kalender nach S/4HANA synchronisiert werden – auch wenn diese aus der reinen SAP-Sicht nicht relevant für das S/4HANA System sind.
Sollen nicht alle Termine eines Mitarbeiters synchronisiert werden, kann dies beispielsweise aus Outlook heraus über Kategorien oder Präfixe gesteuert werden. Die Synchronisation aus S/4HANA wird über Vorgangsarten gesteuert, die im maiConnect Administrations Tool eingestellt werden können. Auch die Übertragung von Notizen, Anhängen und Teilnehmern kann individuell pro Vorgangsart eingerichtet werden. Soll ein Termin mit einem Kunden ins Postfach synchronisiert werden ohne dass der entsprechende Kontakt eine Einladung erhält, kann der Termin im Kalender ohne Kontakt angelegt werden. Dies schließt interne Teilnehmer, also alle Kollegen des Mitarbeiters aber nicht aus. So sind alle wichtigen Informationen, die die Mitarbeiter für die Vorbereitung auf den Kundentermin benötigen, mit einem Klick auf dem Mobiltelefon oder dem Laptop verfügbar.
Auch die Synchronisation von Terminen, die von einem Kunden eingestellt werden, ist kein Problem. Lädt ein Kunden-Ansprechpartner einen maiConnect Benutzer ein, kann dieser ebenfalls automatisch in das S/4HANA System repliziert werden. Die Findung des Kunden und des zugehörigen Kontakts läuft im Hintergrund über die E-Mail-Adresse des Termin-Organisators. Somit können im Nachgang an den Termin ohne Probleme Folgevorgänge, Leads oder Opportunities in S/4HANA angelegt werden. Notizen, die während des Termins gemacht wurden, können an den Termin angehangen werden und sind somit ebenfalls sofort im S/4HANA verfügbar.
All das gilt ebenfalls für Aufgaben. Egal in welchem System die Aufgaben geplant werden – sie stehen in beiden Systemen zur Verfügung und können dort gepflegt werden. Wird beispielsweise eine Aufgabe von einem Mitarbeiter im Outlook auf erledigt gesetzt, wird diese Änderung von maiConnect im S/4HANA automatisch an der entsprechenden Aufgabe durchgeführt. Innendienstmitarbeiter sehen sofort, dass eine Aufgabe erfolgreich abgeschlossen wurde, und können mit weiteren Schritten fortfahren.
Synchronisation von Kontakten
Zu jeder Zeit Zugriff auf Kontaktdaten zu haben, ist für viele CRM-Mitarbeiter sehr wichtig. Diese sollten weder veraltet noch dupliziert auf dem Endgerät verfügbar sein. Auch hier bietet maiConnect eine passende Lösung, die individuell einstellbar ist.
Wird ein neuer Unternehmensaccount im S/4HANA angelegt, kann über eine frei wählbare Beziehung ein zuständiger Mitarbeiter hinterlegt werden. Für diesen werden automatisch alle Kontakte des Unternehmensaccounts in seine Kontaktliste in Outlook bzw. seines Handys synchronisiert. Somit hat er auf dem Endgerät Zugriff auf die E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Notizen und Adressdaten des Unternehmens. Ist ein Mitarbeiter nicht mit allen Kontakten eines Unternehmensaccounts in Verbindung, ist es auch möglich, die Beziehung direkt am Kontakt anzulegen und damit nur einzelne Kontakte nach Outlook zu replizieren. Ebenfalls ist es möglich, nicht nur einen, sondern mehrere Beziehungen am Kontakt oder Account zu hinterlegen, so dass ein Kontakt mehreren Mitarbeitern in ihrem jeweiligen Postfach zur Verfügung steht. Sollte sich einmal die Telefonnummer oder die E-Mail-Adresse eines Kontaktes ändern, reicht es aus, wenn ein Mitarbeiter diese Information in seinem Outlook-Kontakt ändert. Mit der Synchronisation nach S/4HANA wird automatisch die Synchronisation der Änderung in alle anderen Postfächer angestoßen. So ist die Information in Sekundenschnelle auf allen Endgeräten und jeder kann mit den aktuellen Daten den Kontakt erreichen.
maiConnect ist die „Ein-Klick-Lösung“ zur Synchronisation von Daten zwischen SAP und Microsoft Outlook. Drei Varianten sind auf die speziellen Anforderungen Ihrer SAP-Lösung zugeschnitten – sei es nun SAP Sales Cloud (C4C), SAP CRM oder SAP S/4HANA.
Außerdem haben wir für Sie in folgendem Video anschaulich dargestellt, wie maiConnect Ihre Daten bidirektional und in Echtzeit synchronisiert.