Usability als wesentlicher Qualitätsfaktor eines ERP

Einfach, intuitiv und nutzerfreundlich

Jeder Bahnfahrer kennt das: Wer mal eben mit dem Zug verreisen möchte, eilt zur nächsten Haltestation, um dort am Automaten auf die Schnelle eine Fahrkarte zu kaufen. Doch schon die Eingabe des Ziels und die Auswahl des richtigen Tickets ist oft umständlich. Ein rascher Kauf scheitert an der Benutzeroberfläche, und im schlimmsten Fall verspiegelt auch noch die Sonne das Display.

Zur Lösung dieses bekannten Problems werden mittlerweile von den meisten Verkehrsverbünden Apps für den Fahrkartenkauf eingesetzt. Sie sind spielend leicht zu bedienen und vereinfachen den Ticketkauf um ein Vielfaches. Um es auf einen Nenner zu bringen: Solche Apps bieten eine wesentlich bessere Usability als der klassische Fahrkartenautomat.

Generell wird die Usability als Kriterium bei der Beurteilung einer Software gerne unterschätzt. Dies gilt erst recht, wenn es um den digitalen Kern von Unternehmen geht, das ERP. Bei der Neueinrichtung oder Modernisierung des ERP rücken meist solche Faktoren wie Funktionen oder Kosten in den Vordergrund. Das kann sich jedoch als taktische Leerstelle erweisen, denn wenn sich im Nachgang ein ERP als schwer bedienbar herausstellt, nützen die besten Funktionen nichts. Im schlimmsten Fall steigen die Kosten, und die Investition in die Software wird zum dauerhaften Problem.

Gründe für die ERP-Usability als zentrales Auswahlkriterium

Es lohnt sich aus vielen Gründen, die Usability bei der Auswahl eines neuen ERP als entscheidendes Kriterium an die erste Stelle zu rücken:

• Mit einem erfolgversprechenden Enterprise Resource Planning sollen alle Ressourcen eines Unternehmens für den Geschäftserfolg möglichst schonend eingesetzt werden – es geht also um Effizienz. Ist die ERP-Usability jedoch eingeschränkt, hat das Auswirkungen auf die Gesamteffizienz und Produktivität eines Unternehmens. Ein schwer zu handhabendes Controlling wirkt sich unmittelbar auf die Finanzen aus. Komplexe Marketing- und Sales-Prozesse erschweren die Anbahnung und Pflege von Geschäftskontakten. Und ein unhandliches Dokumentenmanagement erhöht den Aufwand für die Verwaltung deutlich.
• Auch die Fehlerquote der Mitarbeiter sinkt durch eine gute Usability spürbar. In der Folge erhöht sich die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens, weil Geschäftsprozesse effizient durchgeführt werden können und weniger Fehler korrigiert werden müssen. Zudem reduzieren sich der Schulungsaufwand und die Zeit für die Einführung spürbar, wenn Benutzeroberflächen und ERP-Prozesse einfach und intuitiv sind.
• Nicht erst seit Einführung der DSGVO spielt Compliance in Unternehmen eine wichtige Rolle. Sie ist nicht nur ein rechtlicher Faktor, sondern kann im besten Fall sogar zum Qualitätskriterium für die Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern werden. Ein ERP, das infolge einer mangelnden Usability die Compliance erschwert, wird damit zum Hindernis.
• Und klar ist auch: Wenn die Funktionsweise eines ERP einfach und intuitiv ist, erhöht sich der Spaßfaktor seitens der Mitarbeiter. Das wirkt sich generell auf deren Zufriedenheit aus und sorgt sowohl für eine höhere Arbeitsmotivation als auch für eine längere Verweildauer beim jeweiligen Unternehmen. Nichts ist lästiger als ein umständliches ERP, das den beruflichen Alltag erschwert. Und im Zeitalter von Smartphones haben Mitarbeiter schon von Haus aus einen hohen Anspruch an die Usability von Software aller Art.

Usability ist nicht User Experience!

Häufig werden in Fachartikeln oder Software-Beschreibungen die beiden Begriffe Usability und User Experience miteinander verwechselt. Dabei rücken sie unterschiedliche Aspekte einer Software bzw. des ERP in den Blickpunkt.

Bei der User Experience geht es um sämtliche Emotionen, die durch eine Software ausgelöst werden. Solche Emotionen können beispielsweise schon bei der Präsentation eines neuen ERP entstehen, wenn etwa bestimmte Funktionen oder Prozesse als besonders nützlich erscheinen. Und auch im Anschluss an die Verwendung einer Software kann die User Experience anhalten, indem z. B. eine Identifikation mit dem eingesetzten ERP entsteht.

Anders die Usability: Bei ihr geht es allein um den reibungslosen Gebrauch einer Software, also eine effektive und effiziente Arbeitserledigung. Im Gegensatz zur User Experience bezieht sich die Usability nur auf die Phase während des Softwaregebrauchs. Man könnte auch von Bedienkomfort sprechen oder davon, wie gut die Nutzer mit dem ERP zurechtkommen.

User Experience richtet sich an ein größeres Spektrum vor, während und nach der Nutzung. Usability bezieht sich auf den Zeitraum der Nutzung.

Klar ist: Usability und User Experience hängen miteinander zusammen. Ist die Anwenderfreundlichkeit mies, wird das kaum für Glücksgefühle beim Benutzer sorgen. Ist der Gebrauch einer Software jedoch einfach und intuitiv, steigt automatisch auch die User Experience.

Worauf es bei der Usability eines ERP ankommt

Ein paar erste Anhaltspunkte, was die Usability eines ERP ausmacht, liefert die EN ISO 9241: In ihr sind Richtlinien für die Ergonomie der Interaktion zwischen Mensch und Computer festgelegt. Darin geht es insbesondere um eine erleichterte Bedienung – sprich: Usability – sowie um die Vermeidung von gesundheitlichen Schäden.

In einem Teil davon werden allgemeine Kriterien bestimmt, um die Bedienung von Software-Lösungen zu erleichtern. So sollen sie für ihre Aufgaben angemessen und einfach zu erlernen sein, eine einfache Fehlerkorrektur oder individuelle Anpassungen ermöglichen. Daneben sollen sie durch den Nutzer steuerbar sowie verständlich sein und bei Bedarf Hilfe anbieten. Nicht zuletzt soll die Software erwartungskonform sein, also den Erwartungen des Nutzers entsprechen.

Wesentliche Faktoren, die die Usability eines ERP ausmachen

So plausibel diese Faktoren sein mögen, sind sie doch eher abstrakt formuliert. Wer bei der Auswahl eines ERP im Hinblick auf die Usability Hilfe benötigt, ist auf konkretere Kriterien angewiesen. Auf folgende Aspekte sollten Sie dabei achten:

1. Individuelle und arbeitsplatzunabhängige Personalisierung, z. B. von Masken und Menüs
2. Intuitive und selbsterklärende Struktur des ERP
3. Einfache Erlernbarkeit
4. Geringe Klicktiefe bei Standardprozessen
5. Sinnvolle Verlinkungen, etwa von Angeboten zu Produkten
6. Integrierte Such- und Kopierfunktion
7. Zugriffssteuerung über individuelle Berechtigungen bzw. Rollenverteilungen

Fazit

Wer für sein Unternehmen ein neues ERP sucht, sollte bei der Auswahl die Usability als Kriterium an die erste Stelle rücken. Die besten Funktionen einer Software nützen nichts, wenn sie sich nur umständlich bedienen lassen. Im schlimmsten Fall wird der Arbeitsalltag durch ein neues ERP erschwert und gerade nicht vereinfacht. Deshalb macht es Sinn, ein potenzielles ERP auf Aspekte zu überprüfen, die die Anwenderfreundlichkeit der Software-Lösung wesentlich bestimmen.