Was ist SAP Information Lifecycle Management?

Wie Unternehmen mit personenbezogenen Daten in SAP-Systemen richtig umgehen können

Die Digitalisierung von Unternehmen bringt bekanntermaßen jede Menge Vorteile mit sich. Um diese abschöpfen zu können, müssen jedoch ein paar grundsätzliche Aspekte beachtet werden. So entstehen bei Digitalisierungsprojekten neben einem stetig wachsenden Datenvolumen und einer umfangreicheren Softwarelandschaft auch eine zunehmende Fülle an personenbezogenen Daten. Gerade in diesem Bereich wurden die rechtlichen Spielregeln in den vergangenen Jahren verschärft. Für einen effizienten und gleichermaßen rechtskonformen Umgang braucht es deshalb eine geeignete Strategie. Die Antwort muss digital sein – mit SAP Information Lifecycle Management (SAP ILM) steht eine passende Software zur Verfügung, die immer größere Verbreitung findet. Dies ist die Antwort auf die gesetzlichen Verschärfungen der SAP und unterstützt die Unternehmen bei der Umsetzung der Verordnung.

Wie SAP ILM beim Datenschutz und der Einhaltung der DSGVO unterstützt

Spätestens mit der Einführung der DSGVO mussten Unternehmen bei Fragen rund um den personenbezogenen Datenschutz wesentlich höhere Anforderungen erfüllen. Zum einen müssen Regeln aus der DSGVO in der IT-Landschaft abgebildet werden. Zum anderen bedarf es eines besonderen Umgangs mit personenbezogenen Daten, die ihren Lebenszyklus überschritten haben. Solche Fälle können unternehmensweit auftreten, etwa im Personalbereich, aber auch in der Kundendatenbank oder im Zulieferernetzwerk.

Oftmals ereignen sich Verstöße gegen den Datenschutz und insbesondere gegen die DSGVO unwissentlich. Eine Software wie SAP ILM unterstützt dabei, solche Rechtsbrüche aus Unwissenheit zu vermeiden, und zwar über das gesamte Unternehmen hinweg.

Mit SAP ILM können Anwender Regeln festlegen, wie mit personenbezogenen Daten nach Ablauf ihres Lebenszyklus‘ auf anderen Speichermedien umgegangen werden soll. Das ist etwa spannend, wenn solche Personendaten auch dann noch zur Verfügung stehen müssen, wenn der ursprüngliche Zweck erfüllt wurde – Buchhaltungsdaten müssen etwa noch einige Jahre nach Verkaufsabschluss aufbewahrt werden. Gerade in solchen Fällen müssen Archivierungsregeln und insbesondere gesetzliche Aufbewahrungsfristen für die Löschung beachtet werden. Mit SAP ILM können beispielsweise Kundendaten gesperrt oder sogar automatisiert zu selbst festgelegten Terminen entfernt werden. Auch Geschäftspartner oder Personalfälle lassen sich damit sauber in SAP-Systemen löschen. Selbst während der Fristen ist es möglich mit ILM den Datenzugriff über Berechtigungen optional zu steuern und den Personenkreis einzuschränken, der auf die Daten Zugriff haben soll.

SAP ILM und SAP HCM

Gerade im Personalbereich sind die Anforderungen an den Datenschutz besonders sensibel. Mit dem Einzug der DSGVO sind die Herausforderungen für Personaler noch größer geworden. Das gilt insbesondere dann, wenn Mitarbeiter aus dem Unternehmen ausscheiden und Personaldaten rechtskonform entfernt werden müssen. Gleiches gilt für das gesamte Bewerbermanagement: Werden Kandidaten nicht eingestellt, müssen deren Unterlagen gelöscht werden. Auf keinen Fall dürfen sie vergessen und in irgendeiner Schublade oder auf einem Speichermedium dauerhaft aufbewahrt werden.

SAP ILM unterstützt beim Umgang mit sensiblen Personaldaten in SAP HCM. Gerade in solchen Fällen, bei denen Datensätze besonders komplex sind, bringt die Softwarelösung für personenbezogene Daten in HR besondere Vorteile mit sich. Das ist gerade deshalb ein großer Mehrwert für Personalabteilungen, weil SAP HCM in Bezug auf die Löschung von Personaldaten gewisse Nachteile aufweist.

Welche Funktionen bietet SAP ILM?

SAP ILM bietet Anwendern drei Funktionsbereiche an:

• Die Datenarchivierung in SAP ILM enthält die bekannten Archivierungsfunktionen für SAP-Systeme. Diese wurden so weiterentwickelt, dass sie mit den beiden anderen Hauptfunktionen von SAP ILM nahtlos integriert werden können. So können Daten nicht nur archiviert, sondern auch vernichtet werden. Außerdem wird dieser Prozess protokolliert.
• Mit dem Retention Management sollen alle Anforderungen rund um das Verwalten von Daten abgedeckt werden, angefangen von der Erstellung bis hin zur endgültigen Löschung. Regelsysteme sollen dabei unterstützen, alle Abläufe rund um die Verwaltung personenbezogener Daten zu standardisieren. Im Fokus dieser SAP-ILM-Regelwerke steht dabei immer die Erfüllung aller rechtlichen Erfordernisse.
• Der Funktionsbereich ILM Retention Warehouse unterstützt beim Umgang mit stillzulegenden Altsystemen und den jeweils betroffenen Daten. Es bietet zudem entsprechende Reporting-Funktionen.

Durch diese drei Bausteine erhalten Unternehmen einige Mehrwerte. Dazu zählt in erster Linie das rechtskonforme, fristgerechte und digitale Sperren, Archivieren oder Löschen personenbezogener Daten. Die Gefahr von DSGVO-Verstößen wird so deutlich verringert und das Risikomanagement im Bereich Datenschutz entsprechend verbessert. Darüber hinaus wird der Umgang mit Speicherplatz optimiert, was für mehr Geschwindigkeit und eine gepflegtere Datenbank sorgt. Ist ein S/4 Hana System im Einsatz, ist die Datenarchivierung, u. a. mit ILM aus dem Kostengesichtspunkt schon unabdingbar, weil hier die Daten im Hauptspeicher gelagert werden und es sich anbietet, hier auf einen kostengünstigeren Archivspeicher umzulagern. Dank Automatisierung und digitalisierten Abläufen gewinnen Abteilungen an Effizienz, und das bei gleichzeitig mehr Kontrolle über die eigenen Daten. Nicht zuletzt trägt SAP ILM zu einer einheitlicheren Systemlandschaft bei – ein klassisches Ziel von umfassenden Digitalisierungsprojekten.

Wie wird SAP ILM implementiert?

Unternehmen können SAP ILM in einem ersten Schritt probeweise einführen. In dieser Testphase nimmt ein Key-User die Software für das rechtskonforme Löschen personenbezogener Daten unter die Lupe. Das Ziel besteht dabei darin, mögliche Fehler in der Konzeption oder der Implementierung von SAP ILM zeitnah zu erkennen und ggf. zu beheben.

Grundsätzlich benötigt man für SAP ILM eine Lizenz mit den entsprechenden Lizenzkosten. Allerdings hat SAP die Anwendung für SAP-Nutzer zum kostenlosen Gebrauch freigegeben, um Unternehmen beim Umgang mit der DSGVO zu unterstützen. Insbesondere Anwender eines SAP-ERP-Systems wie SAP S/4HANA steht damit eine Lösung für personenbezogene Daten zur Verfügung, die keine zusätzlichen Kosten verursacht.

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